SOAL PILGAN HUMAS DAN KEPROTOKOLAN 1

MEMAHAMI RUANG LINGKUP KEHUMASAN

 

PENGERTIAN HUMAS/PUBLIC RELATIONS

Sebelum membahas tentang public relation atau dalam bahasa Indonesia disebut humas, singkatan dari hubungan masyarakat. Kalian bisa membuat gambaran bahwa dalam sebuah lembaga/ organisasi/ perusahaan ada satu bagian (unit kerja) yang tugasnya menyampaikan informasi atau melakukan kedalaman  dari perusahaan kepada masyarakat di luar perusahaan, atau dari perusahaan kepada masyarakat di lingkungan perusahaan itu sendiri.

Public Relation atau dalam bahasa Indonesia disebut dengan hubungan masyarakat adalah suatu usaha yang dilakukan, direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan adanya saling pengertian dalam sebuah lembaga / institusi dengan masyarakat.

SEJARAH PERKEMBANGAN KEHUMASAN DI INDONESIA

Perkembangan sejarah kehumasan menurut Rosady Ruslan, SH, MM dapat dibagi menjadi 4 periode. Berikut ini tahapan perkembangan kehumasan di Indonesia:

1. Periode 1 ( tahun 1962 )

Secara resmi di jelaskan bahwa Humas di Indonesia lahir melalui presidium kabinet PM juanda. Di dalamnya di jelaskan pula secara garis besar tugas ke humasan dinas, yaitu:

a. Tugas Strategi untuk ikut serta dalam pembuatan keputusan oleh pemimpin hingga pelaksanaannya

b. Tugas Taktis untuk memberikan informasi, motivasi, pelaksanaan komunikasi timbal balik dua arah supaya tercipta citra atas lembaga yang diwakili.

2. Periode tahun 1967-1971

Pada periode ini terbentuklah Badan Koordinasi Kehumasan (BAKOHUMAS) dengan tata kerja pelaksanaannya antara lain; Ikut serta dalam berbagai kegiatan pemerintah dalam pembangunan khususnya dibidang penerangan dan kehumasan, pembinaan dan pengembangan kehumasan. Tahun 1967 berdiri koordinasi antara humas departemen yang disingkat “Bakor” dan pada tahun 1970-1971 bakor diganti menjadi “Bakohumas” yang diatur melalui SK Menpen No. 31/kep/menpen/tahun 1971. Kerjasama ini menitik beratkan pada pemantapan koordinasi intergrasi dan singkronisasi dalam operasi penerangan dan kehumasan.

3. Periode tahun 1972-1993

Periode ini di tandai dengan munculnya Public Relations kalangan profesional pda lembaga swasta umum dengan indikator sebagai berikut: 

a. Pada tanggal 15 Desember 1972, berdiri organisasi yang disebut Perhimpunan Hubungan masyarakat Indonesia (PERHUMAS) sebagai wadah profesi humas oleh kalangan praktisi swasta dan pemerintah seperti; Wardiman Djojonegoro (mantan mendiknu) dan Marah Joenoes (matan Kahupnas pertamina). Pada konvensi nasional humas di Bandung akhir tahun 1993 lahirlah Kode Etik Kehumasan Indonesia yang disebut “KEKI”. Perhumas juga tercata sebagai anggota internasional public relations assosiation (IPRA) dan ASEAN PRO (FAPRO).

b. Pada tanggal 10 April 1987 di Jakarta terbentuk Assosiasi Perusahaan Public Relatios (APPRI) dengan beberapa tujuan untuk mewujudkan PR yang independen, seperti;

• Mewujudkan fungsi Public Relations yang jujur dan bertanggung jawab dengan kode etik
• Memberi informasi terhadap klien bahwa APPRI memberi nasehat dalam public relations.
• Mengembangkan kepercayaan umum terhadap public relations.

4. Periode 1993-sekarang

Public relations berkembang di kalangan swasta bidang profesional khusus dengan indikator sebagai berikut;

a. Pada tanggal 27 November 1995, terbentuk himpunan Humas Berbintang (H-3). Himpunan ini di peruntukkan sebagai wadah organisasi profesi HUMAS bidang jasa perhotelan, berkaitan erat dengan organisasi PHRI (perhimpunan Hotel dan Restoran di Indonesia).

b. Tanggal 13 september 1996, diresmikannya Forum Komunikasi Antar Humas Perbankan (FORKAMAS) oleh gibernur BI Soedradjad Djiwandono. Forum ini resmi bagi para pejabat HUMAS (Public Relations Officer), baik bank pemerintah (HIMBARA), swasta (PERBANAS), dan asing yang beroperasi di bidang jasa perbankan di Indonesia.

c. Keluarnya SK BAPEPAM No. 63/1996, tentang wajibnya pihak emitmen (perusahaan yang go public) di pasar Bursa Efek Jakarta (BEJ) dan Bursa Efek Surabaya yang memiliki lembaga Secretary.

d. Berdirinya PRSI (Public Relations Society of Indonesia) pada tanggal 11 November 2003 di jakarta. Ini menyerupai PRSA (Pubic Relations society of Amerika), sebuah organisasi profesional yang bergengsi dan berpengaruh serta mampu memberikan sertifikasi akreditasi PR profesional (APR) di Amerika yang di akui secara internasional.

e. PRSI atau masyarakat PR Indonesia (MAPRI) pertama kali di pimpin oleh August Parengkuan seorang wartawan senior harian kompas da mantan ketua perhumas-Indonesia. Tujuan organisasi ini adalah meningkatkan kesadara, kepedulian, kebersamaan, pemberdayaan serta partisipasi para anggotanya untuk berkiprah sebagai PR professional dalam aktivitas secara nasional maupun internasional.Humas atau singkatan dari hubungan masyarakat, terjemahan dari PR memiliki pengertian sebagai suatu bagian dari organisasi di mana memiliki fungsi untuk menjalin suatu hubungan, interaksi, dan kerjasama organisasi dengan pihak masyarakat yang berhubungan dengan organisasi tersebut.

PENGERTIAN HUMAS

Pengertian humas menurut the public relations society of America. Humas merupakan usaha yang dilakukan oleh organisasi untuk bisa mendapatkan kerjasama dengan sekelompok orang, membantu organisasi melaksanakan interaksi yang efektif, serta melakukan aktivitas komunikasi dengan publik utama.

Menurut International Public Relations Association (IPRA) 

Humas adalah sebuah fungsi manajemen yang terencana dan berkelanjutan, organisasi induk dan lembaga swasta atau publik yang bertujuan untuk mendapatkan pengertian, simpati, dan dukungan dari pihak pihak terkait atau yang memiliki hubungan dengan penelitian opini publik di antara mereka.

Berdasarkan teori menurut para ahli dapat disimpulkan bahwa public relation merupakan fungsi manajemen dari sikap yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi organisasi, lembaga lembaga umum dan pribadi, yang dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga akan ada kaitannya dengan cara menilai opini publik, dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan, guna mencapai kerjasama yang lebih produktif dan untuk memenuhi kepentingan bersama Yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas.

Ciri utama humas yang disebut sebagai karakteristik humas diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Adanya upaya komunikasi yang bersifat dua arah. 

Hakikat masalah komunikasi. Namun tidak semua komunikasi dikatakan humas. Komunikasi yang menjadi ciri kehumasan adalah komunikasi dua arah yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbal balik

2. Sifatnya yang terencana. 

Sifat humas yang terencana mengandung pengertian bahwa aktivitas emas merupakan aktivitas yang berkesinambungan, memiliki metode terintegrasi dengan bagian lain, dan hasilnya tangible (nyata). Secara terencana dan berkesinambungan ini merupakan salah satu syarat yang dinilai dalam kompetisi tertinggi program public really shion internasional, yakni Golden World Award  for excellence in PR (GWA)

3. Berorientasi pada organisasi / lembaga. 

Dengan mencermati orientasi tersebut, maka syarat mutlak dalam kerja humas adalah Pemahaman yang tinggi terhadap visi, misi, dan budaya organisasi / lembaga. Visi, misi, dan budaya organisasi/lembaga inilah yang menjadi materi utama humas, sehingga dapat mencapai tujuan humas dan mendukung tujuan manajemen lainnya, termasuk tujuan marketing.

4. Sasarannya adalah publik. 

Publik merupakan suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik kepentingan yang sama. Jadi sasaran utama bukanlah perorangan, hal ini perlu disampaikan sebab masih ada orang yang membuat istilah PR sebagai personal relation.

KONSEP KONSEP YANG MENDASARI PUBLIC RELATIONS DI ANTARANYA ADALAH:

1. Tradisional tertutup.

Dalam konsep tradisional dan suatu bisnis yang sifatnya tertutup, seorang/ perusahaan/ organisasi menutupi peristiwa yang menimpanya, jika peristiwa tersebut dianggap sebagai peristiwa yang buruk atau yang bersifat negatif pada masa itu tidak terpikirkan bahwa hal yang ditutupi cepat atau lambat diketahui oleh masyarakat luas juga. 

2. Konsep tradisional terbatas

Dari suatu bisnis yang sifatnya terbatas ditandai dengan keterbatasan dalam hal memasarkan produk atau jasa. dalam hal ini orang/ perusahaan/ lembaga Jika membuka perusahaan, walaupun diperhitungkan dengan pemasarannya, tetapi hasil produksinya hanya disesuaikan dengan kebutuhan daerahnya saja

3. Konsep tradisional eksternal.

Pada masa ini konsep public relation mengarah pada kegiatan yang sifatnya eksternal atau dengan kata lain orientasi kegiatan public relations adalah hanya untuk masyarakat di luar organisasi/perusahaan saja.

4. Konsep modern terbuka

Dalam konsep modern dari suatu bisnis, orang/perusahaan, lembaga pada umumnya sudah menyadari pentingnya hal ini dimaksudkan agar pabrik trik dapat mengetahui secara jelas tentang kegiatan dan kejadian yang menimpa seseorang/perusahaan/lembaga secara apa adanya.

5. Konsep modern

Tersebar luas titik dalam konsep modern, orang/ perusahaan/ lembaga yang akan membuka perusahaan mengusahakan agar barang-barang yang diproduksinya dapat dipasarkan tidak hanya di daerahnya saja melainkan juga dipasarkan di daerah lain. Jadi diperhitungkan bagaimana agar barang dan jasa sebagai sumber usahanya tersebut bisa tersebar luas sehingga masyarakat yang semula tidak mengenal akan mengenal.

6. Konsep modern internal dan eksternal

Pada konsep modern, public relation internal dan eksternal. Oleh karena itu jika terdapat permasalahan yang berkaitan dengan bawahan yang menyangkut masalah publik internal tugas public relation mempertemukan kedua keinginan dari setiap kelompok; public relation harus bisa menjadi penghubung dari public internal dan eksternal.

TUJUAN HUMAS
Tujuan humas sebagai berikut:

• Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian (Aspek kognisi) Maksud tujuan ini yaitu membuat publik dan organisasi/lembaga saling mengenal. Baik mengenal kebutuhan kepentingan, harapan, maupun budaya masing-masing. aktivitas kehumasan harus menunjukkan adanya usaha komunikasi untuk saling mengenal dan mengerti.
• Menjaga dan membentuk saling percaya ( aspek afektif) mencapai tujuan saling percaya ini prinsip-prinsip komunikasi persuasif dapat diterapkan saling percaya keberadaannya masih bersifat tersembunyi
• Memelihara dan menciptakan kerjasama ( aspek psikomotorik) dengan komunikasi diharapkan akan terbentuk bantuan dan kerjasama nyata .

TUGAS HUMAS

Tugas humas organisasi/lembaga:

• Menginterpretasikan, menganalisis, dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik kemudian merekomendasikannya kepada manajemen untuk merumuskan kebijakan organisasi/lembaga.
• Pertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan publik.
• Mengevaluasi program-program organisasi garis lembaga khusus berkaitan dengan publik.

Menurut Hadari Nawawi dan Martini Hadari, Tugas hubungan masyarakat adalah sebagai berikut:

1. Menyebarluaskan informasi tentang suatu gagasan, agar maksud atau tujuan dan manfaatnya diketahui oleh berbagai pihak di masyarakat.
2. Mempersiapkan bahan yang terkini tentang sesuatu yang akan dikomunikasikan pemimpin pada masyarakat atau pihak tertentu dalam pidato wawancara, ceramah, pemasaran seminar dan sebagainya
3. Memberikan kejelasan informasi yang sudah disampaikan administrator/pemimpin pada masyarakat atau pihak yang terkait
4. Menyusun dan mengembangkan rencana yang berhubungan dengan pelayanan masyarakat yang disampaikan pada administrator/pemimpin untuk mendapatkan persetujuan

Tugas humas menurut Astrid S susanto mengutip pendapat cutlip dan Center menyatakan tugas public relation perusahaan sebagai berikut:

1. Mendidik melalui kegiatan non profit suatu publik untuk menggunakan barang/jasa instansinya.
2. Mengadakan usaha untuk mengatasi salah paham antara instansi dengan publik
3. Meningkatkan penjualan barang/jasa
4. Meningkatkan kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan masyarakat sehari-hari
5. Mendidik dan meningkatkan tuntutan serta kebutuhan masyarakat akan kebutuhan barang dan jasa yang dihasilkan perusahaan
6. Mencegah pergeseran penggunaan barang atau jasa yang sejenis dari pesaing perusahaan oleh konsumen

FUNGSI HUMAS
Fungsi humas paling utama yang dilakukan oleh seorang humas dalam organisasinya adalah sebagai berikut:

• Menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara lembaga/organisasi dengan publiknya baik publik intern maupun ekstern dalam rangka menanamkan pengertian
• Menilai dan menentukan pendapat umum yang berkaitan dengan organisasinya
• Memberi saran kepada pemimpin tentang cara cara mengendalikan pendapat umum sebagaimana mestinya
• Menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik dalam rangka menciptakan iklim pendapat publik yang menguntungkan organisasi/lembaga
• Menggunakan komunikasi untuk mempengaruhi pendapat umum

Fungsi humas menurut Edward L bernays

• Memberikan penerangan pada publik
• Melakukan persuasi pada publik untuk mengubah sikap dan tingkah laku publik
• Upaya menyatukan sikap dan perilaku lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya

Fungsi humas menurut Djanalis Djanaid

• Fungsi konstruktif.

Fungsi ini mendorong humas membuat aktivitas ataupun kegiatan-kegiatan yang terencana, berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif. termasuk di sini humas bertindak secara preventif ( mencegah)

• Fungsi korektif.

Artinya apabila di sebuah organisasi/lembaga terjadi masalah masalah ( krisis) dengan publik, maka humas harus berperan dalam mengatasi terselesainya masalah tersebut.

Fungsi humas menurut IPRA ( Internasional Public Relations Association)

1. Memberi konseling yang didasari pemahaman masalah perilaku manusia
2. Membuat trend masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi
3. Bagi pelaku sikap sikap, dan Harapan masyarakat Terhadap institusi serta memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya
4. Menciptakan dan membina komunikasi dua arah berdasarkan kebenaran dan informasi yang utuh
5. Mencegah konflik dan salah pengertian
6. Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial
7. Meningkat insya terhadap anggota, pemasok dan konsumen
8. Memperbaiki hubungan industrial
9. Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum
10. Menarik calon tenaga yang baik agar menjadi anggota serta mengurangi keinginan anggota untuk keluar dari institusi
11. Memasyarakatkan produk atau layanan
12. Mengusahakan perolehan laba yang maksimal
13. Mencipta jati diri institusi
14. Memupuk minat mengenai masalah-masalah nasional maupun internasional
15. Meningkatkan pengertian Mengenai demokrasi

MANFAAT HUMAS

Ada beberapa manfaat dari adanya humas dalam organisasi/lembaga yang berhubungan erat dengan tujuan dan fungsi humas. Manfaat tersebut adalah sebagai berikut :

1. Memahami, menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik. Kecenderungan perilaku publik diklasifikasikan oleh Frank Jefkins menjadi empat situasi yang dihadapi oleh humas, yakni tidak tahu, apatis, prasangka dan memusuhi. Dalam hal tersebut tugas humas dapat mengubah publik yang tidak tahu menjadi tahu, yang apatis menjadi peduli, yang berprasangka menjadi menerima, dan yang memusuhi menjadi simpati.
2. Mempertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan public. Kepentingan organisasi/lembaga dapat jauh berbeda dengan kepentingan publik dan sebaliknya. Dalam kondisi yang manapun, tugas humas adalah mempertemukan kepentingan ini menjadi saling dimengerti, dipahami, dihormati, dan dilaksanakan. Bila kepentingannya berbeda, maka humas dapat bertugas untuk menghubungkannya.
3. Mengevaluasi program humas organisasi/lembaga, khususnya yang berkaitan dengan publik. Humas di sini bertugas untuk senantiasa memonitor semua program humas, karena tugas tersebut dapat berarti humas memiliki wewenang untuk memberi nasihat apakah suatu program humas sebaiknya diteruskan atau dihentikan.

PERANAN HUMAS

Peranan Humas dapat digolongkan menjadi empat peran sebagai berikut:
a. Expert Prescriber Communication.

Petugas public relation dianggap sebagai orang yang ahli. Dia menasehati pimpinan perusahaan/organisasi.

b. Problem Solving Process Facilitator.

Petugas public relation berperan sebagai fasilitator dalam proses pemecahan masalah

c. Communication Facilitator.

Peranan petugas humas sebagai fasilitator komunikasi antara perusahaan/organisasi dengan publik, baik dengan publik eksternal maupun internal.

d. Technician Communication

Dalam hal ini petugas humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi. Petugas tersebut memberikan layanan dibidang teknis, sementara kebijakan dan keputusan teknis komunikasi mana yang akan digunakan bukan merupakan keputusan petugas humas, melainkan keputusan manajemen dan petugas humas yang melaksanakan.

MACAM-MACAM HUMAS:

1.  Humas pemerintah

Humas pemerintah adalah humas yang dibentuk dengan tujuan untuk mempublikasikan atau mempromosikan kebijakan-kebijakan pemerintah.

2. Humas industri dan bisnis 

Humas industri dan bisnis adalah humas yang dibentuk dalam kegiatan industri dan bisnis yang skalanya besar dengan tujuan untuk menjaring masyarakat dalam hal target marketing maupun pengaruh kebijakan perusahaan. 

ASPEK-ASPEK HUMAS

Aspek-aspek penting yang harus ada dalam public relation:

a. Aspek pelayanan

Untuk mengatur, mengotomatisasi, dan sinkronisasi proses dalam prinsip bisnis penjualan kegiatan, tetapi juga orang-orang untuk pemasaran, layanan pelanggan, dan dukungan teknis. tujuan keseluruhan adalah untuk menemukan, menarik, dan menang klien baru memelihara dan mempertahankan orang-orang perusahaan sudah memiliki, menarik mantan klien kembali ke flip, dan mengurangi biaya pemasaran dan pelayanan klien. contoh: bersikap ramah tamah terhadap klien

b. Aspek komunikasi

Perubahan dengan memasukan aspek komunikasi atau hubungan dua arah (two-way communications). Definisi mengenai humas kemudian memasukkan kata-kata seperti reciprocal (timbal balik), mutual (saling) dan between (antara). Dengan demikian pengertian humas sudah mengandung pengertian aksi timbal balik (interaktif).

contoh: Sebelum melakukan Pengumuman, public relation harus melibatkan pembuat kebijakan untuk menerima reaksi dan umpan balik. Public relation menggunakan informasi untuk mengembangkan sebuah rencana aksi yang dirancang untuk meminimalkan resiko politik dan kemudian melaksanakan rencana sesuai dengan pengumuman.  

c. Aspek Kesetiaan

Mempengaruhi perilaku orang secara individu maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, dimana persepsi ,sikap dan opini untuk mencapai suatu kesuksesan sebuah perusahaan dimana dia berada. Contoh : menjaga suatu rahasia perusahaan oleh pegawai dan karyawan demi kelancaran jalannya perusahaan

d. Aspek Produktivitas

Filosofi dan spirit tentang produktivitas sudah ada sejak awal peradaban manusia, karena  makna produktivitas adalah keinginan (the will) dan upaya (effort) untuk selalu meningkatkan kualitas kehidupan dan penghidupan di segala bidang). Pandangan yang lebih mengandung arti filosofi itu memberi arti filosofi dan spirit yang cukup mendalam dan memungkinkan setiap orang yang memahaminya memandang kerja,baik secara individual atau kelompok dalam suatu organisasi sebagai suatu keutamaan dalam hal mengutamakan bekerja dengan mengacu kepada unsur efisiensi dan efektivitas yang merupakan penjabaran secara teknis dari konsep produktivitas. Contoh: Merancang iklan yang menarik dan berbeda dengan yang lain sehingga menarik klien untuk bergabung sehingga dapat meningkatkan produktivitas di perusahaan.

e. Aspek Etika Moral

Public relation adalah merupakan salah satu profesi yang memiliki kode etik. Dalam public relation kode etik disebut sebagai kode etik publik relation atau kode etik kehumasan atau etika profesi humas. Professional Humas (Public relation Officer by professional) berfungsi untuk menghadapi dan mengantisipasi tantangan ke depan, yaitu pergeseran sistem pemerintah otokratik menuju sistem reformasi yang lebih demokratis dalam era globalisasi yang ditandai dengan munculnya kebebasan pers, mengeluarkan pendapat, opini dan berekspresi yang terbuka serta kemampuan untuk berkompetitif dalam persaingan pasar bebas, khususnya di bidang jasa teknologi informasi dan bisnis lainnya yang mampu menerobos batas-batas wilayah suatu negara ,sehingga dampaknya sulit dibendung oleh negara lain sebagai target sasarannya. Contoh: tidak menggunakan cara atau sistem yang menyinggung klien dalam proses berjalannya perusahaan

PROSEDUR KERJA HUMAS

Praktisi humas harus selalu bisa merencanakan kegiatannya dengan sistematis. karena kegiatan public relation/Humas bukanlah kegiatan yang sifatnya dadakan melainkan harus tersusun secara sistematis. ada 4 tahapan atau langkah yang yang sebaiknya dilakukan oleh petugas humas, yaitu sebagai berikut:

1. Research (penelitian)

Seorang praktisi HUMAS harus mengenal gejala dan penyebab permasalahan. Oleh sebab itu, praktisi HUMAS perlu melibatkan dirinya dalam penelitian dalam pengumpulan fakta. Ia perlu memantau dan membaca tentang pengertian, opini, sikap, dan perilaku orang-orang yang berkepentingan dan terpengaruhi oleh tindakan perusahaan. “What’s happening now?” merupakan kata-kata yang menjelaskan tahap ini. Seorang praktisi HUMAS harus jeli dalam melihat data dan fakta yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin. 

Dalam tahap mendefinisikan penelitian, seorang praktisi HUMAS harus mengolah data faktual yang telah ada, mengadakan perbandingan, melakukan pertimbangan, dan menghasilkan penilaian, sehingga dapat diperoleh kesimpulan dan ketelitian dari data faktual yang telah didapat. Proses HUMAS tidak sesederhana pengumpulan data dan fakta, namun juga harus mengedepankan pengolahan, penelitian, pengklasifikasian, dan penyusunan data sedemikian rupa sehingga memudahkan pemecahan masalah nantinya. Penelitian dalam pencarian data ini dapat dilakukan dengan cara-cara: survei dan polling, wawancara, focus group discussion, wawancara mendalam, dan walking around research.

2. Planning (perencanaan)

Tahap berikutnya setelah penelitian dan pencarian data, adalah tahap perencanaan.  Dalam tahap ini, praktisi HUMAS melakukan penyusunan masalah. Ia melakukan pemikiran untuk mengatasi masalah dan menentukan orang-orang yang akan menangani masalah tersebut nantinya. Perencanaan ini tidak boleh diabaikan, namun harus dipikirkan secara matang karena turut menentukan suksesnya pekerjaan HUMAS secara keseluruhan. Perencanaan disusun atas data dan fakta yang telah diperoleh, bukan berdasarkan keinginan HUMAS. Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program humas kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik. Kata kunci dari tahap ini adalah, “What should we do and why?”

 3. Action and Communication (aksi dan komunikasi)

Pada pelaksanaannya, praktisi humas sering kali melakukan komunikasi berdasarkan hasil pendapat sendiri. Akibatnya, tindakan tersebut terkadang membawa hasil yang buruk dan tidak disarankan karena akan berisiko pada citra perusahaan/instansi. Tahap ini perlu dilakukan untuk mendapatkan jawaban pertanyaan, “How do we do it and say it”.

Tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dilakukan untuk mencapai aksi dan komunikasi yang akan dilakukan oleh praktisi HUMAS. Ia harus mampu mengkomunikasikan pelaksanaan program humas sehingga dapat mempengaruhi sikap publiknya yang kemudian mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program humas tersebut. Selain itu, ia juga harus melakukan aksi dan melakukan kegiatan HUMAS sebaik-baiknya.

Kegiatan aksi ini merupakan kegiatan komunikasi, selayaknya komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi organisasional. 

 4. Evaluation (evaluasi/penilaian)

Cara untuk mengetahui apakah sebuah kegiatan prosesnya sudah selesai atau belum adalah dengan mengadakan evaluasi atas langkah-langkah yang telah diambil. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengukur keefektifitasan proses secara keseluruhan. Pada tahap ini, dituntut untuk teliti dan seksama demi keakuratan data dan fakta yang telah ada. Oleh karena itu, setelah selesai satu permasalahan, tidak menutup kemungkinan untuk mendapatkan masalah baru lagi. Dengan demikian, tahap ini juga sebagai acuan perencanaan di masa mendatang. Singkat kata, “How did we do?” menjadi acuan dalam tahap ini. 

PERSYARATAN PETUGAS HUMAS

Profesi sebagai seorang petugas Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.

1. Pengetahuan yang harus dipahami oleh Petugas Humas

Melihat kegiatan-kegiatan yang dilakukan di dalam humas, petugas humas hendaknya memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang menunjang kegiatan tersebut yaitu :

1. Kontak Pribadi, setiap petugas humas haruslah menyadari pentingnya tindakan, tingkah laku, tutur kata agar tidak menyinggung perasaan sehingga mempermudah tercapainya tujuan.

2. Kunjungan tamu, petugas humas harus dapat mengatur ruangan tamu dan menempatkan diri menjadi tuan rumah yang baik

3. Berbicara dimuka umum, ucapan petugas humas dimuka umum harus terdengar jelas, menarik dan berkesan.

4. Penampilan petugas humas juga perlu diperhatikan

5. Hubungan telepon, suara petugas humas di telepon diusahakan jelas, terang, simpatik dan tidak terkesan tergesa-gesa.

6. Publisitas, petugas humas harus mengetahui tata kerja penerbitan, seperti bentuk,  ukuran, teknik penyebarluasan dan waktu yang tepat untuk diterbitkan.

 

Disamping persyaratan diatas ada juga pedoman bagi petugas humas dalam melakukan dan mengembangkan hubungan masyarakat antara lain :

1. Penampilan

2. Tingkah laku

3. Keterbukaan

4. Kemampuan daya tangkap dan pemahaman

5. Kemampuan memahami orang lain

6. Keterusterangan

7. Etika

8. Kegembiraan

9. Kecakapan untuk berkomunikasi

10. Kemampuan untuk memberi perhatian

 

2. Sikap Petugas Humas dalam Melaksanakan Tugas

Seorang humas dituntut mempunyai keterampilan dasar yang harus berkembang sesuai dengan pengalamannya, keterampilan dasar tersebut meliputi hal-hal berikut :

1. Bertindak sebagai saluran komunikasi dua arah antara organisasi dan publik

2. Membantu terjalinnya hubungan yang baik antara individu dalam organisasi

3. Berusaha mempromosikan organisasi

4. Mengawasi kebutuhan publik serta membuat rancangan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

5. Berusaha melakukan hal-hal yang bermanfaat bagi organisasi dengan melalui pertukaran informasi

6. Mengantisipasi perubahan sikap dan tingkah laku publik terhadap organisasi.

7. Mengambil tindakan untuk memperbaiki kritik-kritik yang dilancarkan terhadap organisasi

8. Membantu pelaksanaan program humas organisasi dengan rasa  tanggung jawab untuk mendapatkan keuntungan bersama.

9. Mengetahui metode-metode baru dalam bidang riset dan ilmu pengetahuan.

3. Keterampilan/Keahlian yang harus dikuasai Petugas Humas

Kemampuan dan keahlian mutlak diperlukan agar dapat menjalankan tugas dengan baik. Dalam menjalankan tugasnya, praktisi public relations harus memiliki keahlian-keahlian, antara lain :

1. Mampu dengan baik menghadapi semua orang dengan berbagai macam karakter dan sifat. Artinya, mampu dan berusaha memahami dan bersikap toleran kepada orang yang dihadapinya.

2. Mampu berkomunikasi dengan baik. Artinya mampu menjelaskan segala sesuatu dengan jernih, jelas dan lugas, baik secara lisan maupun tertulis, bahkan secara visual.

3. Pandai mengorganisasikan segala sesuatu. Artinya, mampu merencanakan segala sesuatu dengan profesi humasnya.

4. Memiliki integritas personal, baik dalam profesi humasnya maupun dalam kehidupan pribadinya.

5. Memiliki imajinasi. Artinya, memiliki daya kreatifitas yang baik dan mampu menemukan cara-cara untuk memecahkan masalah.

6. Kemampuan mencari tahu. Artinya, harus memiliki akses informasi seluas-luasnya.

7. Mampu melakukan penelitian dan mengevaluasi hasil-hasil dari suatu kegiatan/program humas.

Keahlian-keahlian tersebut di atas sangat diperlukan untuk melaksanakan berbagai tugas dan pekerjaan kehumasan.

4. Penampilan seorang Petugas Humas

Seorang humas harus benar-benar memperhatikan penampilan yang dimaksud disini adalah penampilan kedinasan .Dalam menjalankan tugas seorang humas harus mampu menampilkan dirinya secara utuh baik secara fisik maupun mental. Faktor-faktor yang mempengaruhi penampilan humas adalah sebagai berikut :

1. Kondisi Fisik

2. Perawatan Badan (rambut,wajah, tubuh, tangan dan kaki)

3. Sikap (sikap saat berjalan, berbicara, saat makan dan minum)

4. Busana atau pakaian

 

SOAL PILIHAN GANDA KOMUNIKASI

MEMAHAMI KOMUNIKASI KANTOR (BAGIAN 1)

MEMAHAMI KOMUNIKASI KANTOR

(BAGIAN 1)

Sebelum mempelajari materi Memahami Komunikasi Kantor, bisa dilihat tayangan video berikut ini,

https://www.youtube.com/watch?v=QY3E5JsFbxU&t=40s

Definisi Komunikasi

Tindakan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berupa proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi dengan harapan terjadinya pengaruh positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan

Pengertian Komunikasi Kantor

Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita dari suatu pihak ke pihak lain, yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan

Dasar Komunikasi Kantor

Komunikasi dalam kantor merupakan proses untuk penyampaian suatu pesan yang berupa informasi dan perintah. Informasi yang disampaikan bisa dari atasan ke bawahan maupun bawahan kepada atasan atau pihak lain dalam suatu organisasi baik secara langsung atau tidak langsung dengan tidak menggunakan media atau menggunakan media untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh perusahaan.

Fungsi Komunikasi

• Untuk menyampaikan informasi
• Sebagai penyampai pendapat agar dapat diterima oleh masyarakat luas atau yang berkaitan.
• Sebagai bentuk interaksi dengan orang lain.
• Untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan akan sesuatu hal. Jadi, melalui komunikasi nantinya akan terjadi transfer ilmu antara pihak satu dengan pihak lainnya.
• Pengisi waktu luang. Misalnya, dengan berbicara via telepon, chatting, sosial media, video call dan sebagainya.
• Sebagai cara untuk membujuk dan mempengaruhi orang lain. Biasanya komunikasi semacam ini banyak mengandung unsur-unsur persuasif.
• Untuk dapat mengenal diri sendiri.
• Guna mengurangi ketegangan atau mencairkan suasana. Misalnya, ketika ada pertikaian atau perselisihan pendapat dalam rapat tertentu.
• Sebagai hiburan. Misalnya, ketika Anda sedang jenuh kemudian menghubungi teman jauh untuk sekadar mengobrol santai.
• Untuk selalu menjalin hubungan yang baik dengan orang lain.
• Sebagai benteng diri agar tidak ter-isolasi dalam lingkungan masyarakat.
• Untuk mempelajari situasi yang terjadi.
• Mengubah sikap maupun perilaku.
• Mengawasi serta melakukan pengendalian atas suatu kegiatan.
• Sebagai motivasi untuk orang lain.
• Guna mengambil suatu keputusan yang tepat.
• Untuk melakukan kegiatan tertentu.
• Sebagai bentuk ekspresi.
• Menghindari adanya kesalahpahaman.
• Untuk tetap menjaga jalinan hubungan yang baik.