BENTUK-BENTUK RUANG RAPAT

Gambar Tata Ruang Rapat Persegi Berlubang

Pada acara dengan table set up seperti ini, biasanya di atas meja disediakan meeting kit yang lengkap, seperti notepad, pensil atau pulpen, air minum dan beberapa benda lainnya. Tata letak ini cocok untuk sesi brainstorming di mana tidak ada yang namanya pimpinan rapat. Juga cocok jika memiliki ruang yang cukup lapang buat semua peserta dan pandangan yang bebas pada masing-masing peserta.

Gambar tata ruang rapat bentuk persegi

Bentuk ruangan yang dipakai untuk menampung table set up ini idealnya kotak atau empat persegi panjang. Kekurangan dari table set up ini adalah bila acara tersebut menggunakan LCD atau OHP, maka peserta yang duduk di depan harus membalikkan badan atau kursi mereka untuk bisa melihat ke arah layar. Table set up ini cenderung memanjang dengan batas tertentu, melihat kapasitas function room

Gambar Tata Ruang Rapat Bundar/Lingkaran

cukup lapang buat semua peserta dan pandangan yang bebas pada masing-masing peserta. Bentuk layout ini memungkinkan semua peserta dapat saling bertatap muda dan komunikatif. Sehingga memudahkan dalam berkomunikasi dengan peserta lainnya.

Gambar Tata Ruang Rapat Bentuk V

Gaya Chevron atau V, memungkinkan diskusi kelompok kecil antar peserta setelah presenter memberikan materi pada semua peserta. Tata letak ini menghilangkan perasaan tertutup buat presenter dan peserta. Table set up semacam ini merupakan salah satu cara untuk memberikan variasi pada ruang acara meeting atau seminar. Penggunaan oblong table berguna untuk kenyamanan para peserta meeting atau seminar , karena meja tersebut relatif lebar. Keuntungan table set up semacam ini adalah semua peserta duduk menghadap ke instruktur dan juga memberikan ruang gerak yg lebih luas kepada instruktur. Bentuk ini akan ideal jika jumlah pesertanya relative sedikit ,yaitu dibawah 40 orang.

Gambar Tata Ruang Rapat Bentuk U

Model ini cocok untuk rapat informal, semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Penataan tipe U Shape ini ideal untuk beriteraksi antar peserta dan ideal dengan penggunaan audio visual, tidak cocok untuk grup besar. Penataan meja kursi seperti huruf U, digunakan bagi jumlah peserta yang tidak terlalu besar dan meja setiap peserta dapat menghadap ke presenter dan dapat berinteraksi dan memberikan, tipe U shape ini umumnya digunakan untuk meeting internal, kelompok diskusi dimana ada speaker, audio visual presentasi microphone, projector beserta laptop dan akses internet, screen, flip chart. penataan lampu yang baik. Untuk penataan U shape ini cocok untuk jumlah 25 orang, karena jika sisi U terlalu panjang akan mengurangi partisipasi anggota dari jalannya meeting. U Shape sangat tepat untuk internal meeting dimana pimpinan utama duduk di bagian tengah diapit oleh petinggi kantor pusat dan disisi kiri dan kanan di isi oleh para kepala cabang.
Peralatan yang dibutuhkan untuk ruang meeting jenis U-Shape ini antara lain: microphone, projector beserta laptop dan internet akses.
Bagi instruktur yang harus memimpin acara bentuk table set up semacam ini sangat menguntungkan karena memberi ruang gerak yang leluasa baginya dan memungkinkan ia mendapat perhatian penuh dari peserta.

Gambar Tata Ruang Rapat Bentuk T

Penataan ruang rapat bentuk T memang jarang digunakan, tetapi bentuk tersebut bisa dijadikan sebagai alternatif jika diperlukan. Penataan meja rapat bentuk T sama seperti bentuk lainnya. pimpinan rapat biasanya ditempatkan di bagian paling atas huruf T.

Bentuk Tata Ruang Rapat Bentuk Kelas/Klasikal

Gaya klasikal atau bentuk kelas, merupakan pengaturan tempat duduk rapat dengan jumlah peserta rapat yang banyak. Gaya klasikal ini cocok diterapkan jika rapat tersebut bersifat pemberian informasi. Contoh pengaturan tempat duduk ini antara lain diterapkan di sekolah, seminar, atau rapat kelurahan. Model ini cocok untuk jumlah peserta yang banyak, Tata letak ini tepat untuk konferensi atau presentasi di mana presenternya sering memberikan informasi dan berdialog dengan peserta. Ruang rapat tipe classroom style disusun dengan deretan meja peserta konferensi dan kursi menghadap ke depan ruang (pembicara), di tipe ini disediakan tempat untuk tulis menulis di setiap peserta. Tipe ini bermanfaat untuk meeting yang memerlukan mencatat, handout atau bahan referensi atau peralatan seperti laptop komputer, pertemuan tipe ini nyaman untuk sesi panjang dan memungkinkan minuman dapat disediakan di tempat dalam jangkauan setiap peserta. Petunjuk Setup Ruang meeting, Meja yang melampaui panggung atau podium harus miring ke arah pembicara. Setiap meja digunakan kurang lebih 2 orang tergantung space yang tersedia. Sediakan ruang / space yang memungkinkan untuk mempermudah gerakan masuk dan keluar peserta dari baris. Presenter dapat melihat ke semua peserta mengakomodasi kelompok besar dalam ruang yang terbatas

Bentuk Tata Ruang Rapat Bentuk Aula/Theatre

Penataan tipe Theatre (Theatre style)Tata letak ini dipakai untuk memaksimalkan ruangan dan presentasi kurang dari 2 jam. Cocok buat pertemuan yang menuntut pesertanya untuk mencatat. Dalam penataan theatre style ini, tempat duduk dan bangku berbaris menghadap ke podium, panggung atau pembicara (tanpa meja konfrensi), penataan ruang rapat ini paling efisien untuk peserta bertindak sebagai penonton atau pendengar, penataan tipe ini dianjurkan tidak dengan makanan atau mengambil catatan yang diperlukan.
Penataan tipe ini bisa fleksibel, baris bis melingkar, setengah lingkaran, lurus atau miring kearah titik pembicara, jika ada ruang lebih dapat diberikan ruang gerak diantara baris untuk mempermudah gerakan peserta masuk dan keluar barisan.Keuntungan dari penggunaan style ini adalah jika ada perubahan atau penambahan peserta dapat mengaturnya dengan cepat karena tinggal menambah atau mengurangi kursi saja.

Bentuk Tata Ruang Rapat Bentuk Lingkaran Kecil

Bentuk lingkaran kecil, biasanya digunakan untuk table manner atau acara makan-makan. tetapi dimungkinkan juga digunakan untuk diskusi kelompok. Bentuk ini sering digunakan untuk acara training atau seminar yg menyelipkan game didalam susunan acaranya, dengan jumlah peserta yg relative sedikit. Keuntungan dari penggunaan style ini adalah jika ada perubahan atau penambahan peserta dapat mengaturnya dengan cepat karena tinggal menambah atau mengurangi kursi saja.

Half Moon Rounds/ bentuk setengah lingkaran

Tata letak ini dibuat setengah lingkaran. Tempat duduk diletakkan setengah dari meja bundar. Semua peserta menghadap depan dan tidak ada yang membelakangi presenter.’