SOAL LATIHAN
UJI KOMPETENSI KEAHLIAN
OTOMATISASI & TATA KELOLA PERKANTORAN
Penyusunan Agenda Kerja dan Agenda Perjalanan Dinas Pimpinan
A. PETUNJUK UMUM
1. Anda adalah seorang Administrasi Kantor PT Mandala Putra Sebuah perusahaan property yang beralamat di Jl. Raya Serang KM 26. Balaraja Kabupaten Tangerang. Telp/Fax 021 5950058 Alamat email: mandala putra@gmail .co.id. Website: www.mandalaputra.co.id Pimpinan anda bernama Giefahri Mandala, M.M. menjabat sebagai Direktur Utama.B. SOAL/TUGAS
SOAL NO. 1 Memproduksi dokumen
Petunjuk pengerjaan
Siapkan program Microsoft word pada komputer Anda
Ketik terlebih dahulu Nomor dan Nama peserta, kemudian tekan enter.
Ketiklah naskah yang telah disediakan
Setelah selesai melakukan pengetikan naskah, silahkan tekan enter, kemudian klik “view and print result”. Cetak hasil Typing Test anda.
Serahkan hasil naskah pada akhir sesi.
Bila ada masalah dengan alat atau soal, tanyakan kepada pengawas pelaksana atau Panitia.
Alur kegiatan
Mempersiapkan alat dan bahan (ATK) yang akan digunakan
Mengetik naskah yang sudah disediakan menggunakan Microsoft word
Setelah selesai hasilnya di cetak dan diserahkan pada penguji
Gunakan jarak 1.5 spasi
Font Times New Roman
Font size 12
Hasil yang diharapkan
Print out naskah dengan tingkat ketelitian mencapai 95 %
NASKAH KECEPATAN MENGETIK
MAKNA ADMINISTRASI SECARA SEDERHANA
Kata Administrasi berasal dari Bahasa latin, Yaitu Ad dan Ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani, membantu atau memenuhi. Secara etimologis istilah administrasi berasal dari Bahasa Inggris dari kata Administration yang bentuk infinitifnya to administer, yang artinya mengelola. Dalam Bahasa Belanda diistilahkan dengan administratie yang artinya pengertian tata usaha. Dalam arti sempit administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha.
Dalam melaksanakan segala pekerjaan dan aktifitas guna mencapai tujuan atau ambisi yang diharapkan oleh manusia tentulah membutuhkan kerja sama manusia dengan yang lainnya. Hal ini bisa dijadikan sebagai makna administrasi secara sederhana. Merupakan susuatu yang irasional bila seorang manusia dalam meraih keinginannya tidaklah pernah melakukan interaksi dengan manusia yang lain. Agar tujuan yang telah ditetapkan tersebut dapat dicapai dengan baik maka diperlukanlah sebuah struktur atau tatanan kerja yang saling berhubungan dan merupakan kesatuan dari berbagai komponen karena struktur dalam organisasi merupakan suatu kerangka antar hubungan satuan – satuan pada organisasi yang didalamnya memuat kedudukan tugas dan wewenang, garis koordinasi, tingkatan hirearki dalam satu kesatuan yang baik.
Struktur organisasi merupakan unsur yang sangat penting dalam organisasi. Dalam hal pembentukannya struktur organisasi merujuk pada kebutuhan dari organisasi itu sendiri agar dapat bergerak optimal. Didalam struktur organisasi hendaknya di buat pembagian kerja yang jelas dan terinci. Elemen dari terbentuknya sebuah struktur organisasi adalah pembagian kerja. Keseluruhan pekerjaan dan kegiatan yang telah direncanakan tentunya perlu disederhanakan guna mempermudah bagaimana mengimplementasikannya. Seterusnya profesionalisme kerja secara sederhana bisa berarti terwujudnya suatu pelaksanaan tugas dengan baik dan optimal, mengenai pada sasaran atau tujuan dari suatu organisasi secara cepat dan tepat dengan berbagai sumber daya yang ada. Dimana tujuan organisasi itu bisa berupa disiplin kerja pegawai. Setiap organisasi baik swasta maupun pemerintah memerlukan administrasi yang baik dalam menunjang aktifitas dan tujuan organisasi. Dan secara umum orang mengartikan administrasi sebagai suatu kegiatan yang berkaitan dengan catat-mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan kembali dalam bentuk lain sesuai dengan kebutuhan. Administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan. ( The Liang Gie & Sutanto, 1977 ), Administrasi merupakan rangkaian kegiatan ( proses ) yang wujudnya : merencanakan, memutuskan, menyusun, mengatur, memimpin, mengurus, mengarahkan, membimbing, menselaraskan, mengendali-kan, mengawasi, menyempurnakan dalam suatu istilah yaitu yang disebut menata atau penataan.
Administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Semakin sedikit orang yang terlibat, akan semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai. Semakin sederhana tugas – tugas yang hendak dilaksanakan semakin sederhana pula peralatan dan perlengkapan yang diperlukan. Disamping itu dalam kegiatan administrasi perlu dilakukan pengawasan untuk mengukur seberapa jauh keberhasilan dan seberapa besar kegagalan suatu pekerjaan.
SOAL NO. 2 Mengelola jadwal kegiatan pimpinan
Petunjuk Kerja
Anda diminta untuk membuat jadwal kegiatan pimpinan dengan data-data dan informasi yang telah tersedia
Ketik dengan menggunakan aplikasi MS Word / MS Excel
Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
Buat agenda kegiatan pimpinan dalam format yang tersedia pada aplikasi Microsoft word/Microsoft Excel
Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4
2. Alur Kegiatan
3. Hasil yang diharapkan
Print out naskah Jadwal kegiatan pimpinan tersusun dengan benar, jelas, informatif dan lengkap.
SOAL
Anda diminta pimpinan anda untuk merapikan data-data tentang kegiatannya pada awal bulan Februari 2022 yang terdapat pada map diantaranya :
Rapat rutin mingguan setiap hari Senin pukul 09.00 WIB, khusus senin pertama Februari ini membahas evaluasi kinerja pegawai selama bulan Januari. Data tolong disiapkan di flashdisk.
Selasa 12 Februari 2022 pukul 08.00 – 09.00 wib mengadakan pertemuan dengan Bapak Zavier Rafasya, MBA Manager PT Angkasa Raya bertempat diruang meeting Devisi Umum PT Mandala Putra.
Pembicara pada acara seminar tentang Sistem Kerja Manajemen yang akan diadakan pada Rabu, 6 Februari 2022 mulai pukul 10.00 WIB di Ruang Serbaguna. Catatan disurat tersebut adalah anda diminta mencetak bahan seminar yang sudah dibuat pimpinan dan file ada di komputer.
Jumat 1 februari 2022 mengadakan perjalanan dinas ke PT Mandala Putra cabang Bandung, disertai dengan pembuatan laporan
Lembar Pesan Telepon dari Bapak Gozien Direktur PT Bintang Timur meminta untuk menghadiri acara peresmian kantor cabang PT Bintang Timur di Jakarta hari rabu, 20 Februari 2022 pukul 10.00 WIB telah disetujui
Acara ramah tamah dan makan siang dengan Bapak Sodik dari PT Tunggul Manik pada hari kamis 14 februari 2022 jam 12.00 – selesai di RM Gubug Mang Engking Citraraya
Study banding ke Jepang tanggal 7– 9 Februari 2022 bersama dengan Kepala-Kepala Devisi
Pernikahan putri Bapak Toni Nurhakim Kepala Devisi Umum di Hotel Nelayan Jati Uwung Tangerang hari Sabtu, 16 Februari 2022 pukul 19.00 WIB
Pembukaan pertandingan futsal persahabatan antar devisi tanggal 28 februari 2022 jam 08.00 s.d. selesai yang diselenggarakan di Arena Olah Raga perusahaan
10.Melaksanakaan inspeksi kerja di Kator Pusat pada jam 10.00 – 14.00 tanggal 19 Februari 2022
11.Undangan menghadiri Pembukaan Konfrensi Bisnis di Jakarta Convention Center, tanggal 27 Februari 2022 pukul 07.30 WIB. Didampingi Bapak Miksahudin Rahmat, tolong dikonfirmasi.
12.Janji dengan Dr. Nuriska di RS. Harapan Kita yang seharusnya tanggal 22 Februari 2019 diundur tanggal 23 Februari 2022 pukul 17.00 WIB. Catatan : Harap konfirmasi kembali di pagi hari ke RS
SOAL NO. 3 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON
Petunjuk pengerjaan
Perhatikan soal dengan cermat : Anda adalah seorang Administrasi Kantor PT Mandala Putra. Sebuah perusahaan property yang beralamat di Jl. Raya Serang KM 26. Balaraja Kabupaten Tangerang. Telp/Fax 021 5950058
Sebelum menerima panggilan telepon dan melakukan telepon ke luar, siapkan terlebih dahulu perlengkapan yang diperlukan.
2. Alur Kegiatan
Sebagai Sekretaris, pekerjaannya tidak terlepas menerima/melakukan panggilan telepon. yang informasinya akan disampaikan pada pimpinan anda.
Soal
Anda mendapat tugas dari pimpinan untuk menelepon PT Sinar Jaya, beralamat di Kawasan Industri Modern Cikande, Jl. Utama Modern Industri Banten 42186 Telp/Fax (0254) 267064. Adapun pesannya bahwa Pimpinan ingin mengundang Pimpinan PT Sinar Jaya dalam meeting hari rabu 27 Februari 2022 untuk membicarakan pembelian perumahan cluster
SOAL NO. 4 : Mencatat Dikte
Petunjuk Pengerjaan
Siapkan Lembar Pesan Telepon (LPT)
Terima telepon dari penguji, dan catat informasi penting pada Lembar Pesan Telepon (LPT)
2. Alur Kegiatan dan Soal
Saat anda sedang mengerjakan tugas, penguji akan menelpon anda
Catatlah informasi penting pada LPT hasil pembicaraan yang terjadi. Lakukan tindak lanjutnya sesuai dengan SOP
3. Hasil Yang Diharapkan
Lembar Pesan Telepon (LPT) terisi oleh pesan yang didiktekan penguji melalui telepon
SOAL NO. 5 Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak
1. Petunjuk Pengerjaan :
Pikirkan ide judul materi yang akan dipaparkan dalam presentasi berdasarkan pengetahuan, pengamatan dan pengalaman yang anda miliki
Presentasi dibuat dalam format Power Point menggunakan Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris minimal 4 lembar (slide)
Pembuatan materi presentasi = 30 menit
Penyampaian materi presentasi (dalam bahasa Indonesia) = 10 menit
Buat presentasi dengan menambahkan animasi, slide show, transitions, design, insert gambar yang menarik, atau beberapa menu agar tampilan lebih menarik.
Simpanlah dengan nama Presentasi Sekretaris di My Computer, data (D)
2. Alur kegiatan
Waktu yang diberikan 15 menit. Untuk persiapan 5 menit, 10 menit untuk presentasi secara bergiliran
Jumlah paparan dalam power poin minimal 4 slide untuk dipresentasikan.
Paparan berupa penjelasan singkat dengan mengunakan program Power Point.
Presentasi menggunakan bahasa Indonesia.
3. Hasil yang diharapkan
Kemampuan membuat materi presentasi dengan Power Point
Kualitas media (gambar/tulisam dalam power point)
Penguasaan materi presentasi
Sistematika penyampaian
Penggunaan bahasa
Soal : Buatlah materi untuk presentasi dalam bahasa Indonesia atau bahasa Inggris dengan tema : Prospek Rumah Minimalis Tahun 2022
SOAL NO. 6 : Membuat Surat/Dokumen Elektronik
Petunjuk pengerjaan
Buatlah alamat email
Ketik surat dan kirim ke alamat email yang diberikan penguji
Alur Kegiatan
a. Buatlah alamat email dengan menggunakan aplikasi gmail
b. Ketik surat sesuai yang diperintahkan dalam kolom email
c. Kirim surat ke alamat email yang diberikan oleh penguji
Soal :
Anda adalah seorang Administrasi Kantor PT Mandala Putra. Sebuah perusahaan property yang beralamat di Jl. Raya Serang KM 26. Balaraja Kabupaten Tangerang. Telp/Fax 021 5950058 Alamat email: mandala putra@gmail .co.id. Website: www.mandalaputra.co.id Pimpinan anda bernama Giefahri Mandala, M.M.
Anda diminta oleh pimpinan untuk membuat surat dalam bahasa Indonesia kepada salah satu vendor perusahaan Anda yaitu TB. Matahari yang beralamat di Jl. Raya Serang KM 30 Gembong Kecamatan Balaraja Kabupaten Tangerang. Surat ditujukan kepada Sales Manager yang bernama Robi Kurnia, SE. berisi pesanan pembelian beberapa bahan bangunan sebagai berikut:
Diminta konfirmasi dari vendor, apakah dapat memenuhi jadwal waktu pengiriman, yaitu maksimal pada tanggal 1 maret 2022. Termin pembayaran adalah paling lambat 3 hari setelah penerimaan barang.
SOAL NO. 7 : Mengakses Informasi Homepage
Petunjuk pengerjaan
Baca dan cermati maksud soal di bawah ini
Buka aplikasi computer, yang telah tersambung internet.
Buka Program Web Browser dan cari informasi sebagaimana diminta dalam soal
Pindahkan informasi yang didapat ke dalam word processing, kemudian simpan menjadi sebuah file dokumen dengan nama file nomor peserta Anda
Print out data yang telah Anda unduh tersebut dan serahkan kepada Penguji
Alur kegiatan
Pekerjaan mengakses internet dan email dilaksanakan sesuai instruksi Penguji
Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
Pastikan Komputer telah terpasang dengan jaringan internet sesuai kebutuhan soal
Carilah data yang dibutuhkan sesuai yang ada pada soal, selanjutnya data disimpan kedalam folder
Print out data yang telah Anda unduh tersebut dan serahkan kepada Penguji
3. Hasil Yang diharapkan
Print out data yang anda unduh
Gambar denah rumah minimalis
Soal :
Anda adalah seorang Administrasi Kantor PT Mandala Putra. Sebuah perusahaan property yang beralamat di Jl. Raya Serang KM 26. Balaraja Kabupaten Tangerang. Telp/Fax 021 5950058 Alamat email: mandala putra@gmail .co.id. Website: www.mandalaputra.co.id Pimpinan anda bernama Giefahri Mandala, M.M.
Pimpinan Anda berencana akan membangun sebuah perumahan cluster bergaya minimalis, oleh karena itu Anda diminta untuk mencari model denah rumah minimalis.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar