LATIHAN UKK OTOMATISASI & TATA KELOLA PERKANTORAN (OTKP) | BAGIAN 3

SOAL LATIHAN

UJI KOMPETENSI KEAHLIAN

OTOMATISASI & TATA KELOLA PERKANTORAN

Penyusunan Agenda Kerja dan Agenda Perjalanan Dinas Pimpinan

A. PETUNJUK UMUM

1. Anda adalah seorang Administrasi Kantor PT Mandala Putra Sebuah perusahaan property yang beralamat di Jl. Raya Serang KM 26. Balaraja Kabupaten Tangerang. Telp/Fax 021 5950058 Alamat email: mandala putra@gmail .co.id. Website: www.mandalaputra.co.id Pimpinan anda bernama Giefahri Mandala, M.M. menjabat sebagai Direktur Utama.

B. SOAL/TUGAS

SOAL NO. 1 Memproduksi dokumen

1. Petunjuk pengerjaan 

1. Siapkan program Microsoft word pada komputer Anda

2. Ketik terlebih dahulu Nomor dan Nama peserta, kemudian tekan enter.

3. Ketiklah naskah yang telah disediakan

4. Setelah selesai melakukan pengetikan naskah, silahkan tekan enter, kemudian klik “view and print result”.  Cetak hasil Typing Test anda.

5. Serahkan hasil naskah pada akhir sesi. 

6. Bila ada masalah dengan alat atau soal, tanyakan kepada pengawas pelaksana atau Panitia.

2. Alur kegiatan 

1. Mempersiapkan alat dan bahan (ATK) yang akan digunakan

2. Mengetik naskah yang sudah disediakan menggunakan Microsoft word

3. Setelah selesai hasilnya di cetak dan diserahkan pada penguji

4. Gunakan jarak 1.5 spasi

5. Font  Times New Roman

6. Font size 12

3. Hasil yang diharapkan

Print out naskah dengan tingkat ketelitian mencapai 95 %

NASKAH KECEPATAN MENGETIK

MAKNA ADMINISTRASI SECARA SEDERHANA

Kata Administrasi berasal dari Bahasa latin, Yaitu Ad dan Ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani, membantu atau memenuhi. Secara etimologis istilah administrasi berasal dari Bahasa Inggris dari kata Administration yang bentuk infinitifnya to administer, yang artinya mengelola. Dalam Bahasa Belanda diistilahkan dengan administratie yang artinya pengertian tata usaha. Dalam arti sempit administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha. 

Dalam melaksanakan segala pekerjaan dan aktifitas guna mencapai tujuan atau ambisi yang diharapkan oleh manusia tentulah membutuhkan kerja sama manusia dengan yang lainnya. Hal ini bisa dijadikan sebagai makna administrasi secara sederhana. Merupakan susuatu yang irasional bila seorang manusia dalam meraih keinginannya tidaklah pernah melakukan interaksi dengan manusia yang lain. Agar tujuan yang telah ditetapkan tersebut dapat dicapai dengan baik maka diperlukanlah sebuah struktur atau tatanan kerja yang saling berhubungan dan merupakan kesatuan dari berbagai komponen karena struktur dalam organisasi merupakan suatu kerangka antar hubungan satuan – satuan pada organisasi yang didalamnya memuat kedudukan tugas dan wewenang, garis koordinasi, tingkatan hirearki dalam satu kesatuan yang baik. 

Struktur organisasi merupakan unsur yang sangat penting dalam organisasi. Dalam hal pembentukannya struktur organisasi merujuk pada kebutuhan dari organisasi itu sendiri agar dapat bergerak optimal. Didalam struktur organisasi hendaknya di buat pembagian kerja yang jelas dan terinci. Elemen dari terbentuknya sebuah struktur organisasi adalah pembagian kerja. Keseluruhan pekerjaan dan kegiatan yang telah direncanakan tentunya perlu disederhanakan guna mempermudah bagaimana mengimplementasikannya. Seterusnya profesionalisme kerja secara sederhana bisa berarti terwujudnya suatu pelaksanaan tugas dengan baik dan optimal, mengenai pada sasaran atau tujuan dari suatu organisasi secara cepat dan tepat dengan berbagai sumber daya yang ada. Dimana tujuan organisasi itu bisa berupa disiplin kerja pegawai. Setiap organisasi baik swasta maupun pemerintah memerlukan administrasi yang baik dalam menunjang aktifitas dan tujuan organisasi. Dan secara umum orang mengartikan administrasi sebagai suatu kegiatan yang berkaitan dengan catat-mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan kembali dalam bentuk lain sesuai dengan kebutuhan. Administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan. ( The Liang Gie & Sutanto, 1977 ), Administrasi merupakan rangkaian kegiatan ( proses ) yang wujudnya : merencanakan, memutuskan, menyusun, mengatur, memimpin, mengurus, mengarahkan, membimbing, menselaraskan, mengendali-kan, mengawasi, menyempurnakan dalam suatu istilah yaitu yang disebut menata atau penataan.

Administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Semakin sedikit orang yang terlibat, akan semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai. Semakin sederhana tugas – tugas yang hendak dilaksanakan semakin sederhana pula peralatan dan perlengkapan yang diperlukan. Disamping itu dalam kegiatan administrasi perlu dilakukan pengawasan untuk mengukur seberapa jauh keberhasilan dan seberapa besar kegagalan suatu pekerjaan.

SOAL NO. 2 Mengelola jadwal kegiatan pimpinan

1. Petunjuk Kerja

1. Anda diminta untuk membuat jadwal kegiatan pimpinan dengan data-data dan informasi yang telah tersedia

2. Ketik dengan menggunakan aplikasi MS Word / MS Excel


2. Alur Kegiatan


3. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

4. Buat agenda kegiatan pimpinan dalam format yang tersedia pada aplikasi Microsoft word/Microsoft Excel

5. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4

3. Hasil yang diharapkan
Print out naskah Jadwal kegiatan pimpinan tersusun dengan benar, jelas, informatif dan lengkap.

SOAL

Anda diminta pimpinan anda untuk merapikan data-data tentang kegiatannya  pada awal bulan Februari 2022 yang terdapat pada map diantaranya :

1. Rapat rutin mingguan setiap hari Senin pukul 09.00 WIB, khusus senin pertama Februari ini membahas evaluasi kinerja pegawai selama bulan Januari.  Data tolong disiapkan di flashdisk.

2. Selasa 12 Februari 2022 pukul 08.00 – 09.00 wib mengadakan pertemuan dengan Bapak Zavier Rafasya, MBA Manager PT Angkasa Raya bertempat diruang meeting Devisi Umum PT Mandala Putra.

3. Pembicara pada acara seminar tentang Sistem Kerja Manajemen yang akan diadakan pada Rabu, 6 Februari 2022 mulai pukul 10.00 WIB di Ruang Serbaguna.  Catatan disurat tersebut adalah anda diminta mencetak bahan seminar yang sudah dibuat pimpinan dan file ada di komputer.

4. Jumat 1 februari 2022 mengadakan perjalanan dinas ke PT Mandala Putra  cabang Bandung, disertai dengan pembuatan laporan

5. Lembar Pesan Telepon dari Bapak Gozien Direktur PT Bintang Timur meminta untuk menghadiri acara peresmian kantor cabang PT Bintang Timur di Jakarta  hari rabu, 20 Februari 2022 pukul 10.00 WIB telah disetujui

6. Acara ramah tamah dan makan siang dengan Bapak Sodik dari PT Tunggul Manik pada hari kamis 14 februari 2022 jam 12.00 – selesai di RM Gubug Mang Engking Citraraya 

7. Study banding ke Jepang tanggal 7– 9 Februari 2022 bersama dengan Kepala-Kepala Devisi

8. Pernikahan putri Bapak Toni Nurhakim Kepala Devisi Umum di Hotel Nelayan Jati Uwung Tangerang hari Sabtu, 16 Februari 2022 pukul 19.00 WIB

9. Pembukaan pertandingan futsal persahabatan antar devisi tanggal 28 februari 2022 jam 08.00 s.d. selesai yang diselenggarakan di Arena Olah Raga perusahaan

10.Melaksanakaan inspeksi kerja di Kator Pusat pada jam 10.00 – 14.00 tanggal 19 Februari 2022

11.Undangan menghadiri Pembukaan Konfrensi Bisnis di Jakarta Convention Center, tanggal 27 Februari 2022 pukul 07.30 WIB.  Didampingi Bapak Miksahudin Rahmat, tolong dikonfirmasi.

12.Janji dengan Dr. Nuriska di RS. Harapan Kita yang seharusnya tanggal 22 Februari 2019 diundur tanggal 23 Februari 2022 pukul 17.00 WIB.  Catatan : Harap konfirmasi kembali di pagi hari ke RS

SOAL NO. 3 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON

1. Petunjuk pengerjaan 

1. Perhatikan soal dengan cermat : Anda adalah seorang Administrasi Kantor PT Mandala Putra. Sebuah perusahaan property yang beralamat di Jl. Raya Serang KM 26. Balaraja Kabupaten Tangerang. Telp/Fax 021 5950058 

2. Sebelum menerima panggilan telepon dan melakukan telepon ke luar, siapkan terlebih dahulu perlengkapan yang diperlukan.

2. Alur Kegiatan

Sebagai Sekretaris, pekerjaannya tidak terlepas menerima/melakukan panggilan telepon.  yang informasinya akan disampaikan pada pimpinan anda.

Soal

Anda mendapat tugas dari pimpinan untuk menelepon PT Sinar Jaya, beralamat di Kawasan Industri Modern Cikande, Jl. Utama Modern Industri Banten 42186 Telp/Fax (0254) 267064. Adapun pesannya bahwa Pimpinan ingin mengundang  Pimpinan PT Sinar Jaya dalam meeting hari rabu 27 Februari 2022 untuk membicarakan pembelian perumahan cluster

SOAL NO. 4 : Mencatat Dikte

1. Petunjuk Pengerjaan

1. Siapkan Lembar Pesan Telepon (LPT)

2. Terima telepon dari penguji, dan catat informasi penting pada Lembar Pesan Telepon (LPT)

2. Alur Kegiatan dan Soal

Saat anda sedang mengerjakan tugas, penguji akan menelpon anda 

Catatlah informasi  penting  pada LPT hasil pembicaraan yang terjadi. Lakukan tindak lanjutnya sesuai dengan SOP

3. Hasil Yang Diharapkan

Lembar Pesan Telepon (LPT) terisi oleh pesan yang didiktekan penguji melalui telepon

SOAL NO. 5 Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak

1. Petunjuk Pengerjaan :

1. Pikirkan ide judul materi  yang akan dipaparkan dalam presentasi  berdasarkan pengetahuan, pengamatan dan pengalaman  yang anda miliki

2. Presentasi dibuat dalam format Power Point menggunakan Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris minimal 4 lembar (slide)

3. Pembuatan materi presentasi = 30 menit

4. Penyampaian materi presentasi (dalam bahasa Indonesia) = 10 menit

5. Buat presentasi dengan menambahkan animasi, slide show, transitions, design, insert gambar yang menarik, atau beberapa menu agar tampilan lebih menarik.

6. Simpanlah dengan nama Presentasi Sekretaris di My Computer, data (D)

2. Alur kegiatan

1. Waktu yang diberikan 15 menit.  Untuk persiapan 5 menit,  10 menit untuk presentasi secara bergiliran

2. Jumlah paparan dalam power poin minimal 4 slide untuk dipresentasikan.

3. Paparan berupa penjelasan singkat dengan mengunakan program Power Point.

4. Presentasi menggunakan bahasa Indonesia.

3.  Hasil yang diharapkan 

1. Kemampuan membuat materi presentasi dengan Power Point 

2. Kualitas media (gambar/tulisam dalam power point)

3. Penguasaan materi presentasi 

4. Sistematika penyampaian  

5. Penggunaan bahasa

Soal : Buatlah materi untuk presentasi dalam bahasa Indonesia atau bahasa Inggris dengan tema : Prospek Rumah Minimalis Tahun 2022

SOAL NO. 6 : Membuat Surat/Dokumen Elektronik

1. Petunjuk pengerjaan

1. Buatlah alamat email

2. Ketik surat dan kirim ke alamat email yang diberikan penguji

2. Alur Kegiatan

a. Buatlah alamat email dengan menggunakan aplikasi gmail

b. Ketik surat sesuai yang diperintahkan dalam kolom email

c. Kirim surat ke alamat email yang diberikan oleh penguji

Soal : 

Anda adalah seorang Administrasi Kantor PT Mandala Putra. Sebuah perusahaan property yang beralamat di Jl. Raya Serang KM 26. Balaraja Kabupaten Tangerang. Telp/Fax 021 5950058 Alamat email: mandala putra@gmail .co.id. Website: www.mandalaputra.co.id  Pimpinan anda bernama Giefahri Mandala, M.M.

Anda diminta oleh pimpinan untuk membuat surat dalam bahasa Indonesia kepada salah satu vendor perusahaan Anda yaitu TB. Matahari yang beralamat di Jl. Raya Serang KM 30 Gembong Kecamatan Balaraja Kabupaten Tangerang. Surat ditujukan kepada Sales Manager yang bernama Robi Kurnia, SE. berisi pesanan pembelian beberapa bahan bangunan sebagai berikut:

NO	NAMA BARANG	JUMLAH (dalam Pcs)	HARGA PER pcs (dalam Rp)	JUMLAH (dalam Rp)
1	Pasir	10 truk	Rp 2.200.000	Rp 22.000.000
2	Semen Holcim 50Kg	100	Rp 67.000	Rp 6.700.000
3	Batako	1000	Rp 2.500	Rp 2.500.000
4	Batu split	100 m3	Rp 185.000	Rp 18.500.000
	Total			Rp49.700.000

Diminta konfirmasi dari vendor, apakah dapat memenuhi jadwal waktu pengiriman, yaitu maksimal pada tanggal 1 maret 2022. Termin pembayaran adalah paling lambat 3 hari setelah penerimaan barang.

SOAL NO. 7 : Mengakses Informasi Homepage

1. Petunjuk pengerjaan 

1. Baca dan cermati maksud  soal di bawah ini

2. Buka aplikasi computer, yang telah tersambung internet. 

3. Buka Program Web Browser dan cari informasi sebagaimana  diminta dalam soal

4. Pindahkan informasi yang didapat ke dalam word processing, kemudian simpan menjadi sebuah file dokumen dengan nama file nomor peserta Anda

5. Print out data yang telah Anda unduh tersebut dan serahkan kepada Penguji

2. Alur kegiatan

1. Pekerjaan mengakses internet dan email dilaksanakan sesuai instruksi Penguji

2. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

3. Pastikan Komputer telah terpasang dengan jaringan internet sesuai kebutuhan soal

4. Carilah data yang dibutuhkan sesuai yang ada pada soal, selanjutnya  data disimpan kedalam folder

5. Print out data yang telah Anda unduh tersebut dan serahkan kepada Penguji

    3. Hasil Yang diharapkan

1. Print out data yang  anda unduh 

2. Gambar denah rumah minimalis

Soal : 

Anda adalah seorang Administrasi Kantor PT Mandala Putra. Sebuah perusahaan property yang beralamat di Jl. Raya Serang KM 26. Balaraja Kabupaten Tangerang. Telp/Fax 021 5950058 Alamat email: mandala putra@gmail .co.id. Website: www.mandalaputra.co.id  Pimpinan anda bernama Giefahri Mandala, M.M.

Pimpinan Anda berencana akan membangun sebuah perumahan cluster bergaya minimalis, oleh karena itu Anda diminta untuk mencari model denah rumah minimalis.