LATIHAN SOAL C2 OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN (OTKP)
1. Di bawah ini bukan merupakan ciri sistem penyimpanan yang baik adalah….
A. Mudah dicapai bila diperlukan
B. Sederhana dalam menerapkan suatu sistem
C. Ekonomis dalam hal biaya, pikiran, tenaga, dan peralatan
D. Menggunakan tempat yang representatif dan fasilitas yang lengkap
E. Sistem yang dipakai harus disesuaikan dengan tujuan, jenis, dan besar kecilnya suatu organisasi
2. Rudi sebagai petugas arsip akan mencari kembali arsip yang disimpan karena arsip tersebut akan dipinjam. Untuk mencari arsip dengan cepat, Rudi dapat menentukan terlebih dahulu ...
A. Kartu kendali
B. Indeks dan kode
C. Buku agenda
D. Formulir pinjam arsip
E. Buku pinjam arsip
3. Perhatikan prosedur penyimpanan arsip berikut ini!
1. Memeriksa berkas
2. Mengindeks
3. Menyortir
4. Menempatkan
5. Mengkode
Berikut ini, manakah prosedur umum menyimpan arsip dengan menggunakan sistem apapun?
1-2-3-4-5
3-1-4-2-5
1-2-5-3-4
2-1-5-3-4
1-2-5-4-3
4. Salah satu keuntungan menggunakan kearsipan sistem abjad ialah ...
A. Tidak mudah untuk dimengerti
B. Penyimpanan arsip dapat cepat dilakukan
C. Kesalahan lebih sukar untuk dicek
D. Membutuhkan pemahaman wilayah
E. Membutuhkan peralatan yang spesifik
5. Berikut ini yang tidak termasuk dalam jenis-jenis sistem kearsipan ialah ...
A. Kearsipan sistem kronologis
B. Kearsipan sistem geografis
C. Kearsipan sistem numerik
D. Kearsipan sistem objek
E. Kearsipan sistem subjek
6. Berikut ini nama yang memiliki kode abjad Ra yang paling tepat ialah ...
A. Raden Ayu Laksmi
B. CV. Buana Raya
C. Aji Ramon Sanchez
D. Randi Sinaga
E. Johan Radiansyah
7. Dalam pengarsipan sistem subjek, sebuah perusahaan menggunakan daftar subjek yang dibuat sendiri. Keuntungan membuat daftar subjek sendiri yang paling utama adalah ...
A. Penyimpanan dapat dilakukan dengan tepat
B. Penyimpanan lebih teliti
C. Klasifikasi sangat sesuai dengan kebutuhan, fungsi, dan tugas kantor
D. Kemungkinan arsip tidak cocok dengan klasifikasi
E. Biaya pelaksanaan lebih murah
8. Berikut ini keterangan atau informasi yang tidak harus ada pada buku pinjam arsip adalah ...
A. Tanggal pinjam
B. Tanggal kembali
C. Tanda tangan peminjam
D. Isi lengkap arsip yang dipinjam
E. Tanda tangan penerima saat arsip kembali
9. Sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang membuat kode pada tab-nya disebut ...
A. Filling cabinet
B. Guide
C. Folder
D. Rak sortir
E. Kartu indeks
10. Manfaat dari adanya sistem penyimpanan arsip adalah...
A. Melatih petugas kearsipan
B. Menambah tugas sekretaris
C. Mengurangi kebutuhan akan arsip
D. Mudah dalam mencari bila sewaktu-waktu diperlukan
E. Pencurian arsip tidak bisa dilakukan
11. Pertama kali yang Anda ucapkan pada saat menerima telepon adalah …
A. Halo, selamat siang, PT Wijaya, dengan saya Anita
B. Halo, disini PT Wijaya, dari saya Anita, dengan siapa saya berbicara?
C. Halo, dengan nomor 7431265, PT Wijaya, saya Anita, ada yang bisa dibantu?
D. Selamat siang, PT Wijaya, dengan Anita, ada yang bisa dibantu?
E. Selamat siang, dengan saya, apakah ada yang bisa dibantu?
12. Saat anda menerima telepon masuk dan penelpon ingin berbicara dengan pimpinan sementara beliau sedang sibuk dan tidak ingin diganggu. Apa yang harus disampaikan agar si penelpon tidak kecewa ….
A. “Bapak sedang sibuk, tidak bisa diganggu, ada pesan yang ditinggalkan?”
B. “Tinggalkan pesan saja, bapak sedang sibuk!
C. “Maaf, bapak sedang sibuk. Silahkan telepon kembali nanti”
D. “Lainkali saja bapak telepon kembali, tinggalkan pesan ke saya”
E. “Maaf , bapak sedang sibuk. Ada pesan yang ingin ditinggalkan”
13. Jika penelepon tidak menyebutkan identitas dirinya, kita dapat bertanya dengan kalimat . . .
A. Apakah saya bisa tahu, ini yang bicara siapa?
B. Dengan siapa ini, mohon sebutkan nama dan alamatnya?
C. Maaf, boleh saya tahu siapa yang bicara?
D. Tolong sebutkan nama Anda dan juga alamatnya!
E. Maaf, boleh saya tahu, dengan siapa saya berbicara?
14. Jika Anda sedang menelepon keluar, dan ternyata telepon yang dituju salah sambung, maka hal yang dapat Anda lakukan adalah …
A. Menutup dengan segera telepon tersebut
B. Menjelaskan dengan ramah bahwa salah menghubungi nomor yang dituju
C. Memarahi penerima telepon karena telah menjawab telepon
D. Menanyakan identitas penerima telepon, nama perusahaan dan nomor telepon yang bisa dihubungi
E. Menyampaikan salam, identitas perusahaan, dan nama penerima
15. Dibawah ini contoh kalimat umum (frase) dalam Bahasa Inggris yang dipakai untuk mengenalkan diri Anda adalah …
A. Hello, how are you?
B. CV Jaya Makmur office, nice to meet you
C. Hello, this is Wulan calling
D. Is Goldy there, please?
E. Thank you for calling Plaza Telkom
16. Agar penulisan surat dapat dipahami oleh penerima surat, maka dalam penyusunan surat perlu diperhatikan beberapa hal penting, diantaranya adalah …
A. Surat disusun dengan teknis penyusunan yang benar; isi surat ditulis secara ringkas, jelas dan eksplisit; menggunakan bahasa yang benar dan baku
B. Surat disusun menggunakan kertas HVS A4; pengaturan margin atas, kiri, kanan dan bawah harus tepat; spasi disesuaikan dengan banyaknya isi surat
C. Surat disusun sesuai urutan bagian-bagian surat; surat disusun dengan memperhatikan bentuk surat, lipatan surat dan amplop; surat harus ditandatangani oleh penanggung jawab surat
D. Surat disusun oleh sekretaris dan ditandatangani oleh pimpinan; menggunakan bahasa baku; ditulis secara ringkas, jelas dan eksplisit
E. Surat disusun sesuai urutan bagian-bagian surat; ditulis secara ringkas; ditandatangani pimpinan
17. Penulisan surat bentuk Indonesia Lama dan Indonesia Baru memiliki perbedaan. Perbedaan tersebut antara lain adalah …
A. Bentuk Indonesia Lama, alamat yang dituju ditulis di sebelah kanan, sedangkan bentuk Indonesia Baru, ditulis setelah kop surat
B. Bentuk Indonesia Lama, Tanggal surat didahului dengan nama kota, sedangkan bentuk Indonesia Baru, tanggal tidak didahului dengan nama kota
C. Bentuk Indonesia Lama, jabatan ditulis di sebelah atas tanda tangan, sedangkan bentuk Indonesia Baru, jabatan ditulis setelah tanda tangan
D. Bentuk Indonesia Lama, alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri, sedangkan bentuk Indonesia Baru, alamat yang dituju ditulis di sebelah kanan
E. Bentuk Indonesia Lama, ditulis hanya untuk surat Dinas, sedangkan bentuk Indonesia Baru hanya digunakan untuk surat Bisnis/Niaga
18. Surat terdiri atas beberapa bagian-bagian. Urutan bagian-bagian surat Dinas meliputi …
A. Kepala surat, tanggal surat, alamat yang dituju, isi surat, alinea penutup, jabatan, tanda tangan, nama terang, NIP, inisial
B. Tanggal surat, nomor surat, hal surat, lampiran surat, alamat yang dituju, salam pembuka, salam penutup, alinea pembuka, alinea penutup, tanda tangan, nama terang, jabatan, NIP, tembusan
C. Kepala surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran surat, hal, alamat yang dituju, salam pembuka, alinea pembuka, isi surat, alinea penutup, salam penutup, nama terang, jabatan, NIP, tembusan
D. Kepala surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran surat, hal, alamat yang dituju, salam pembuka, alinea pembuka, isi surat, alinea penutup, salam penutup, tanda tangan, nama terang, jabatan, NIP, tembusan
E. Kepala surat, tanggal surat, nomor surat, alamat yang dituju, hal, salam pembuka, alinea pembuka, isi surat, alinea penutup, salam penutup, tanda tangan, nama terang, jabatan, NIP, lampiran surat, tembusan
19. Surat-surat berikut ini yang termasuk dalam surat dinas/resmi adalah …
A. Surat Perjalanan Dinas, Surat Konfirmasi Penerimaan Pesanan, Surat Instruksi, Surat Keputusan
B. Surat Edaran, Surat Keputusan, Surat Perintah, Surat Perjalanan Dinas
C. Surat Penawaran, Surat Pesanan, Surat Konfirmasi Pesanan, Surat Konfirmasi Pembayaran
D. Surat Tugas, Surat Instruksi, Surat Edaran, Surat Keputusan, Surat Perintah
E. Surat Tugas, Surat Edaran, Surat Konfirmasi Pembayaran, Surat Keputusan, Surat Undangan Dinas
20. Bagan atau alur pengiriman surat niaga yang benar dan sesuai urutan pengiriman surat dari penjual dan pembeli adalah sebagai berikut …
A. Surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat konfirmasi pesanan, surat pengiriman pesanan, surat konfirmasi penerimaan pesanan, surat pembayaran, surat komplain, surat balasan komplain, surat konfirmasi komplain
B. Surat penawaran, surat perkenalan perusahaan, surat pesanan, surat konfirmasi pesanan, surat pengiriman pesanan, surat konfirmasi penerimaan pesanan, surat pembayaran, surat komplain, surat balasan komplain.
C. Surat perkenalan perusahaan, surat pesanan, surat konfirmasi pesanan, surat pengiriman pesanan, surat konfirmasi penerimaan pesanan, surat pembayaran, surat komplain, surat balasan komplain.
D. Surat promosi, surat pesanan, surat pembayaran, surat penagihan pembayaran, surat pengiriman pembayaran, surat pengiriman barang, surat komplain, surat kompensasi, surat konfirmasi penerimaan barang
E. Surat perkenalan perusahaan, surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat konfirmasi pesanan, surat pengiriman pesanan, surat konfirmasi penerimaan pesanan, surat pembayaran, surat komplain, surat balasan komplain.
21. Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan membuat agenda acara yang telah ditetapkan merupakan salah satu jenis otomatisasi perkantoran, yaitu…
A. Video Conferencing
B. Audio Conferencing
C. E-mail
D. Voice Mail
E. Electronic Calendaring
22. Mengapa virtual office memerlukan legalitas perusahaan?
A. Agar perusahaan dapat beroperasi tanpa melanggar peraturan Pemerintah Indonesia dan mendapat kepercayaan konsumen
B. Agar biaya sewa gedung menjadi murah
C. Agar waktu kerja menjadi fleksibel
D. Agar dapat melaksanakan hak dan kewajiban perpajakan
E. Agar bisnis dapat lebih berkembang dan memiliki daya saing
23. Kata “indah” ketik dengan jari ... .
A. Jari tengah kanan, jari telunjuk kanan, jari tengah kiri, jari kelingking kiri dan jari telunjuk kanan
B. Jari tengah kanan, jari telunjuk kiri, jari tengah kiri, jari kelingking kiri dan jari telunjuk kanan
C. Jari tengah kanan, jari telunjuk kanan, jari tengah kanan, jari kelingking kiri, dan jari-jari telunjuk kanan
D. Jari tengah kiri, jari telunjuk kanan, jari tengah kiri, jari kelingking kanan, dan jari-jari telunjuk kanan
E. Jari tengah kanan, jari telunjuk kanan, jari tengah kiri, jari kelingking kiri, dan jari telunjuk kiri
24. Seorang sekretaris akan mencetak satu file surat menjadi 20 lembar cetakan. Cara yang benar yakni ….
A. Klik File --> pilih print --> pada page per sheet masukkan angka 20 --> tentukan printer yang akan digunakan --> klik print
B. Klik File --> pilih print --> pada copies masukkan angka 20 -->tentukan printer yang akan digunakan --> klik print
C. Klik print --> pada copies masukkan angka 20 --> tentukan printer yang akan digunakan --> klik print
D. Ctrl+P --> kemudian tekan enter
E. Klik File --> pilih print --> pada pages masukkan angka 20 --> tentukan printer yang akan digunakan --> klik print
25. Untuk mengubah satuan ukuran di Excel, maka menggunakan perintah yang...
A. Start–Setting–Control Panel–Regional–Currency
B. Tools–Options–Print
C. Office Button–Open
D. Office Button–Excel Options–Save–Default File Location
E. Office Button–Excel Options–Advanced–Display–Ruler Units
26. Yang tidak termasuk dalam menu insert pada Power Point adalah ... .
A. Chart
B. Picture
C. Table
D. Photo album
E. Paste
27. Berikut ini strategi pemasaran dengan menggunakan toko online, kecuali ... .
A. Mengiklankan produk toko online melalui mass media
B. Strategi pemasaran melalui website
C. Mengoptimalkan website dengan tehnik SEO
D. Memanfaatkan jenjaring sosial untuk promosi
E. Bergabung dengan komunitas atau forum untuk promosi
28. Hambatan yang menyebabkan koneksi atau jaringan gagal dalam teleconference adalah ... .
A. Faktor cuaca
B. Faktor tempat
C. Faktor Waktu
D. Faktor Manusia
E. Faktor Lingkungan
29. Manfaat yang diperoleh dari blog, kecuali ... .
A. Sebagai pengetahuan
B. Sarana Promosi
C. Komunikasi pribadi
D. Menyampaikan ide dan pendapat
E. Melatih komunikasi dengan bahasa terarah
30. Laporan hasil observasi memuat informasi yang disajikan harus sesuai dengan ... .
A. Opini
B. Fakta
C. Pendapat
D. Argumen
E. Penjelasan
31. Untuk menampilkan judul yang berulang pada sebuah naskah, diperlukan penyisipan header. Dan untuk menampilkan catatan bawah pada setiap halaman. Header dan footer berguna untuk memasukkan materi yang akan anda tampilkan disetiap halaman dokumen seperti nama anda, judul dokumen atau nomor halaman. Terletak pada tab manakah submenu header dan footer itu?
A. Insert
B. View
C. Review
D. Page Layout
E. Home
32. Urutan perintah yang digunakan untuk menyisipkan gambar / foto di dokumen Word adalah ...
A. Insert → Picture
B. Insert → Chart
C. Insert → Clip Art
D. Insert → Smart Art
E. Insert → Shapes
33. Jika kita membaca di beberapa media komunikasi tulis, beberapa susunan kalimat terlihat indah karena beberapa bentuk variasi huruf. Bentuk variasi huruf yang diletakkan pada awal paragraph sehingga naskah terlihat menarik disebut . . .
A. Header
B. Page layout
C. Insert
D. Footer
E. Word Art
34. Berfungsi untuk mengatur posisi halaman pada dokumen adalah...
A. Orientation
B. Size
C. Margins
D. Line numbers
E. Breaks
35. Berikut ini yang merupakan aplikasi untuk video conference rapat adalah . . .
A. Skype
B. Mozila
C. Chrome
D. Google drive
E. Google
36. Cara membuat file atau dokumen baru pada program MS.Word 2007 adalah …
A. Office Button – New – Blank Dokumen
B. Office Button – New – Open
C. Home – New – Blank Dokumen
D. Insert – New – Blank Dokumen
E. Office Button – Home – New
37. Salah satu perlengkapan yang digunakan dalam kearsipan adalah guide. Apa yang dimaksud dengan Guide?
A. Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).
B. Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
C. Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.
D. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.
E. Seseorang yang membantu dalam menunjukkan suatu tempat yang dikunjungi oleh wisatawan.
38. Sistem penyimpanan surat atau kearsipan dapat menggunakan beberapa sistem, diantaranya adalah sistem nomor, abjad, tanggal, wilayah dan pokok masalah. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pokok masalah surat disebut...
A. Numeric filling system
B. Alphabetic filling system
C. Chronological filling system
D. Geoghrapical filling system
E. Subject filling system
39. Surat tertanggal 29 Januari 2022 dari PT Sari Rahayu, telah diterima tiga hari kemudian oleh Ayla. Sebagai petugas Pencatat PT Taruma Abadi, Ayla melakukan pencatatan di kolom tanggal terima pada buku agenda masuk. Ayla mencatat dengan tanggal...
A. 3 Februari 2022
B. 2 Februari 2022
C. 1 Februari 2022
D. 29 Januari 2022
E. 26 Januari 2022
40. Berikut ini yang menunjukkan kesalahan penulisan tanggal pada surat berbahasa Inggris adalah...
A. 17 July, 2022
B. June 15th, 2022
C. August 18th, 2022
D. 1st November, 2022
E. December 2nd, 2022
41. Contoh surat niaga yang dikeluarkan oleh pihak pembeli adalah...
A. Surat permintaan penawaran, surat konfirmasi pesanan, dan surat pengiriman pembayaran
B. Surat pengaduan, surat pengiriman pembayaran, dan surat penagihan
C. Surat pesanan, surat penawaran, dan surat pengiriman pembayaran
D. Surat pesanan, surat permintaan penawaran, dan surat pengaduan
E. Surat pesanan, surat konfirmasi pesanan, dan surat pengaduan
42. Dalam pembuatan surat, kita harus dapat menyusun kalimat yang dapat menjelaskan secara detail maksud dan tujuan kita. Untuk itu ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat yang baik. Hal-hal berikut ini yang tidak perlu diperhatikan dalam membuat isi surat adalah ...
A. Tetapkan terlebih dahulu maksud dan tujuan surat/pokok pembicaraan
B. Rumuskan pokok pembicaraan satu persatu secara berturut dan logis, serta dalam kalimat yang menarik
C. Pergunakan kata-kata/kalimat yang menarik dan mudah dimengerti
D. Hindari penggunaan singkatan kata dan istilah-istilah yang tidak biasa dipakai/istilah asing
E. Tidak boleh menggunakan huruf kapital semua, kecuali digunakan pada surat yang memakai judul
43. Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator disebut .....
A. Pesawat telepon
B. PMBX ( Private Manual Branch Excharge )
C. PABX ( Private Automatic Branch Excharge )
D. Intercom
E. Telepon
44. Salam penutup yang biasa dipakai jika surat yang dikirimkan merupakan surat untuk kedua kalinya atau merupakan balasan dari surat yang diterima adalah...
A. Yours Sincerely
B. Yours Faithfully
C. Best Regards
D. Best Wishes
E. Yours Truly
45. Surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat pada waktu tertentu disebut .....
A. Surat pemberitahuan
B. Surat undangan
C. Surat perintah
D. Surat panggilan
E. Surat edaran
46. Untuk menampilkan judul yang berulang pada sebuah naskah, diperlukan penyisipan header. Dan untuk menampilkan catatan bawah pada setiap halaman. Header dan footer berguna untuk memasukkan materi yang akan anda tampilkan disetiap halaman dokumen seperti nama anda, judul dokumen atau nomor halaman. Terletak pada tab manakah submenu header dan footer itu?
A. Insert
B. View
C. Revie
D. Page Layout
E. Home
47. Digunakan untuk mengatur posisi huruf pertama pada setiap awal paragraf di dalam menu Ruler Margin (indent) disebut...
A. Right Indent
B. Left Indent
C. Hanging Indent
D. First Line Indent
E. Ruler Margin
48. Pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-ungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya computer termasuk pengertian dari.....
A. Otomatis
B. Otomatisasi
C. Kantor Virtual
D. Otomatisasi Perkantoran
E. Kantor Otomatisasi Perkantoran
49. Cara mengirimkan surat undangan melalui beberapa alamat email dalam waktu bersamaan adalah dengan memberikan perintah pada bagian...
A. Subject
B. To
C. Attack
D. Copy carbon
E. Spam
50. Aplikasi berikut ini yang tidak dapat digunakan untuk penyimpanan file online adalah ...
A. Google drive
B. Box
C. Dropbox
D. Gopher
E. iCloud
Tidak ada komentar:
Posting Komentar