Memahami ruang lingkup keprotokolan | OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

 OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS  DAN KEPROTOKOLAN

3.11 Memahami ruang lingkup keprotokolan
4.11 Melakukan pengelompokkan ruang lingkup keprotokolan

A. DEFINISI  PROTOKOL

Kata Protokol berasal dari Bahasa Yunani  “Protos” (yang pertama) dan “Kolla”(lem atau  perekat). Diartikan sebagai lembaran perintah  atau keputusan raja kepada rakyatnya. Kata  Protokol dibawa ke Indonesia oleh Belanda  dan diterjemahkan dalamBahasa Inggris.

B. DEFINISI KEPROTOKOLAN

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan  yang berkaitan dengan aturan dalam acara  kenegaraan atau acara resmi, yang meliputi Tata  Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan  sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang  sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya  dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat. (  Pasal 1 ayat (1) Undang-undang Nomor 9 Tahun

2010 ).

Protokol adalah serangkaian aturan-aturan  keupacaraan dalam segala kegiatan resmi yang  diatur secara tertulis maupun dipraktekan,  yang meliputi bentuk-bentuk penghormatan  terhadap negara, jabatan kepala negara atau  jabatan menteri yang lazim dijumpai dalam  seluruh kegiatan antar bangsa

KEPROTOKOLAN MELIPUTI 3 HAL:

• Tata cara sebagaimana yang terdapat dalam  upacara resmi kenegaraan, penandatanganan  perjanjian, dan konferensi internasional. (Tata  Upacara)
• Tata krama dalam menempatkan, menyebut,  memperlakukan seseorang sesuai dengan  kedudukannya. (Tata Kehormatan)
• Mengatur pengaturan tempat duduk dan  urutan dalam upacata kenegaraan dalam  jamuan makan dan lain-lain. (Tata Tempat)

ASAS-ASAS KEPROTOKOLAN

Keprotokolan ini diatur berdasarkan asas:

1. Keagamaan; Tidak menyudutkan suatu agama dengan agama yang lain
2. Kebangsaan; Yang dimaksud dengan asas kebangsaan adalah keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa indonesia yang pruralistik (Kebinekaan) dengan tetap menjaga rinsip NKRI
3. Ketertiban, kepastian hukum; yang dimaksud dengan ketertiban dan kepastian hukum adalah keprotokolan harus dapat menimbulkan ketertiban dalam masyarakat melalui adanya kepastian hukum
4. Keseimbangan, keserasian, keselarasan; yang dimaksud keseimbangan kesesuaian dan keselarasan adalah keprotoklan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian dan keslarasan antara individu dan masyarakat dengan mengedepankan kepentingan bangsa dan negara
5. Timbal balik; yang dimaksud dengan “timbal balik” adalah keprotokolan diberikan setimpal ataubalas jasa terhadap keprotokolan dari negara lain.

Beberapa contoh/scope penerapan asas keprotokolan:

Kenegaraan; Seperti yang tercantum dalam buku pedoman protokol Negara 2005 dari encyclopedia britanica 18962 bahwa kenegaraan meliputi norma yang mengatur terciptanya hubungan baik di dalam bangsa itu sendiri maupun dengan bangsa dan Negara lain, scope dari kenegaraan ini adalah kunjungan tamu Negara, kunjungan kepala Negara RI keluar negeri.

Kebangsaan; Pengaturan dilakukan selaras dengan kedudukannya sebagai lambang kedaulatan meningkatkan jiwa dan semangat kebangsaan. Kebangsaan ini meliputi presean, kunjungan pejabat RI dan tamu asing ke daerah serta penghormatan jenazah dengan menggunakan bendera kebangsaan.

Pergaulan; seperangkat peraturan tentang perilaku dalam tata pergaulan resmi dan dalam kegiatan resmi yang melibatkan pemerintah Negara serta wakil-wakilnya.

Acara; pengaturan kegiatan yang bersifat resmi termasuk pemberian penghormatan dan pelayanan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya.

RUANG LINGKUP  KEPROTOKOLAN

Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu:

1. Tata ruang

2. Tata upacara

3. Tata tempat

4. Tata busana

5. Tata warkat

1. Tata ruang

Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat  yang akan dipergunakan sebagai tempat  aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai  dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas.  Yang perlu diperhatikan :

1. Ruang harus sesuai dengan kebutuhan  (jumlah kursi dan meja).
2. Papan nama petunjuk yang diperlukan.
3. Tata suara yang memadai, disesuaikan  dengan tata ruang dan tempat.
4. Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

2. Tata upacara

Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu  bagaimana suatu acara harus disusun sesuai  dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu  harus diperhatikan:

1. Jenis kegiatan

2. Bahasa pengantar yang dipergunakan

3. Materi aktivitas.

Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa  yang akan terlibat dalam kegiatan upacara,  personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Pengisi acara, misal dalam memberikan  sambutan, diperhatikan jenjang jabatan  mereka yang akan memberikan  sambutan. Kesediaan mereka yang  menyambut, jauh sebelumnya sudah  dihubungi. Untuk kelancaran suatu  "upacara" diperlukan seorang "stage manajer" yang bertugas menjadi penghubung  antara pembawa acara dan pelaksana  upacara.

c. Tata Tempat (Preseance)

Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau  dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.

Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance  adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam  hal tata duduk para pejabat, yang biasanya  didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari  pejabat yang bersangkutan, kedudukan  administratif/Struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur  dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun  1968.

Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam  preseance:

1. Golongan Very Important Person (VIP),  pihak yang didahulukan karena jabarannya  atau kedudukannya.

2. Golongan Very Important Citizen (VIC),  pihak yang didahulukan karena derajatya,  misalnya bangsawan dan sebagainnya.

Pedoman dalam Preseance:

1. Aturan Dasar Preseance

a. Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi mempunyai urutan paling depan atau mendahului,

b. Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang berdiri di sebelah kanan.

2. Aturan Umum Tata Tempat

a. Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap sebagai tempat pertama adalah yang menghadap pintu keluar sedangkan untuk yang duduk di dekat pintu dianggap sebagai tempat paling terakhir.

b. Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yakni jika orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang utama.

3. Aturan Tempat Duduk

Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut:

a. Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi

b. Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.

4. Aturan Urutan Memasuki Kendaraan

Selanjutnya ialah tata urutan memasuki kendaraan. Untuk undangan resmi atau kenegaraan diperlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang sangat matang. Tipe kenderaan juga bahkan mempengaruhi pengaturan tersebut. Untuk pengemudi pun ia juga harus mengenal pengetahuan protokoler yang juga akan mempengaruhi penampilannya.

Ada beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kenderaan mobil atau kereta api yakni sebagai berikut:

a. Pesawat udara : Seseorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir sedangkan ketika menuruni pesawat orang yang utama tersebut akan turun lebih dahulu.

b. Kapal laut: Seseorang dengan urutan utama akan naik terlebih dahulu dan akan turun lebih dahulu pula.

c. Kendaraan mobil atau kereta: Seseorang yang paling utama baik ketika naik maupun turun kendaraan akan mendahului yang lain. Namun demikian, apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa oleh karena keadaan dan kondisi yang tidak memungkinkan, hal tersebut merupakan suatu perkecualian.

d. Untuk letak kendaraan, hendaknya dihadapkan ke kiri. Hal ini berarti arah kendaraan yang akan menuju, berada di sebelah kiri kita.

e. Seseorang yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan sedangkan yang berikutnya di sebelah kiri.

f. Apabila telah sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kendaraan dihadapkan ke sebelah kanan sehingga memudahkan orang utama untuk dapat turun terlebih dahulu.

g. Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang yang paling terhormat duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk paling kiri dan orang ketiga duduk di bagian tengah.

h. Jika mobil memungkinkan untuk ditumpangi oleh lebih dari 5 atau 6 orang, karena ada tambahan bak di tengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh orang yang paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki di sebelah kanan kirinya.

d) Tata Busana

Tata busana yang dimaksud ialah pakaian  yang harus dikenakan pada suatu aktivitas  protokoler, baik oleh para pejabat undangan  ataupun pelaksana kegiatan.Tata busana  harus ditentukan atau dicantumkan pada surat  undangan yang dikirimkan baik formal  maupun informal.

Jenis tata busana yang perlu diketahui:

1. Pakaian Sipil Lengkap (PSL)
2. Pakaian Sipil Harian (PSH)
3. Pakaian Dinas Lapangan (PDL)
4. Pakaian Dinas Harian (PDH)
5. Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk  kalangan militer.
6. Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat  tertentu)
7. Pakaian Nasional atau pakaian resmi  organisasi (Dharma Wanita, Korpri)
8. Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)

5. Tata Warkat

Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim  untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan  ialah:

1. Daftar nama tamu yang akan diundang  hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan  jenis/keperluan kegiatan.
2. Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas  tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan  kegiatan sendiri.
3. Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan  untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai  format, isi dan sebagainya.
4. Menulis nama orang yang diundang hendaknya  secara benar dan jelas baik mengenai nama,  pangkat, jabatan dan alamatnya.
5. Dalam undangan perlu dijelaskan undangan  diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi  disebutkan undangan berlaku untuk beberapa  orang.
6. Mencantumkan kode undangan pada sampul  undangan untuk mempermudah penempatan  duduknya.
7. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang  dikenakan.
8. Menentukan batas waktu penerimaan tamu.
9. Catatan dalam undangan agar memberitahukan  kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP  yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous  plaiz)
10. Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak  terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan  (seminggu sebelumnya hendaknya sudah  terkirim).

PENTINGNYA ATURAN  PROTOKOL

1. Ikut menentukan terciptanya suasana/iklim  yang mempengaruhi keberhasilan suatu usaha.
2. Menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan  satu sama lain dan dapat diterima oleh semua  pihak, walaupun mengandung unsur-unsur  yang membatasi gerak pribadi.
3. Terciptanya suatu upacara yang khidmat,  tertib, dan lancar
4. Terciptanya pemberian perlindungan.
5. Terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam  menjalankan tugas.

PERAN DAN FUNGSI  PROTOKOLER

Peran dan fungsi protokoler turut menentukan  keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi  atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan  bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut  mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas  protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung  tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun  nasional.

Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam  sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut  menentukan terciptanya suasana yang mempengaruhi  keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan  tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan  yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh  semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah,  dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman  dalam menjalankan tugas.