KOMUNIKASI MELALUI TELEPON BAHASA INDONESIA (Bagian 1)

BERKOMUNIKASI MELALUI TELEPON

DALAM BAHASA INDONESIA

Komunikasi melalui telepon adalah suatu kegiatan menyampaikan pesan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain dalam jarak jauh.

Percakapan melalui telepon dapat dibagi menjadi 4 macam:

1. Hubungan Antar Bagian
    Hubungan antar bagian (internal) merupakan hubungan langsung antara satu bagian dengan bagian lainnya dalam satu kantor.

2. Hubungan Lokal
    Hubungan lokal (setempat) merupakan hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan dalam satu lingkup daerah tertentu atau dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan nomor kode area yang dituju.

3. Hubungan Interlokal
    Hubungan interlokal merupakan hubungan telepon antara dua orang secara langsung dalam jarak yang jauh, misalnya antar kota atau antar provinsi, tetapi tetap dalam satu negara.

4. Hubungan Internasional
    Hubungan internasional (overseas call) merupakan hubungan telepon langsung jarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara lain.

Etika bertelepon yang harus diperhatikan secara umumnya adalah:

1. Mengangkat dengan segera apabila telepon berdering
2. Tidak membuka pembicaraan dengan kata "Halo"
3. Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon
4. Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat
5. Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak
6. Berbicara dengan jelas, ramah, dan menyenangkan
7. Bertanya dengan bijaksana
8. Mencatat pesan atau pembicaraan
9. Bertanya dengan bijaksana
10. Mengucapkan terimakasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
11. Meletakkan gagang telepon dengan perlahan
12. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi
13. Tidak berbicara dengan nada kasar atau membentak
14. Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama
15. Tidak berbicara dengan orang lain ketika berbicara di telepon
16. Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.
17. Orang yang menerima telefon dengan sikap yang menyenangkan, akan memberikan kesan positif bagi perusahaannya. Sikap hormat dan ramah ketika bertelepon merupakan hal yang sangat penting. Karena suara merupakan cerminan pribadi si pelaku pembicaraan

HAMBATAN DALAM BERTELEPON

Hambatan dalam melakukan komunikasi melalui telepon dapat terjadi karena :

A. Faktor kondisi fisik peralatan telepon
1) Suara berisik tidak jelas
2) Suara hilang-timbul
3) Suara tiba-tiba mengecil
4) Saat memutar atau menekan nomor telepon tidak terdengar nada kontak
5) Tidak terdengar nada sambung
6) Tiba-tiba sambungan terputus di saat percakapan berlangsung

B. Faktor pengguna atau pemakai
1) Berbicara berdecak atau sambil makan
2) Berbicara monoton dan tidak jelas mengucapkannya
3) Berbicara terlalu cepat
4) Meninggalkan telepon sambil berbicara kepada orang lain
5) Berbicara sambil bersenda gurau
6) Berbicara sambil kepala bergerak ke kanan dan ke kiri
7) Berbicara dengan desah nafas terdengar
8) Letak gagang telepon terlalu ke atas atau ke bawah

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika sedang berkomunikasi melalui telepon:

1. Hati-hati ketika berkomunikasi ketika dalam kondisi lelah, karena secara tidak langsung nada kesal ini akan terdengar ketika kita berbicara dengan orang lain. Jika memang harus mengangkat telepon, usahakan agar tidak ada nada lelah tersebut tidak kentara.
2. Gunakan telepon perusahaan hanya untuk kepentingan kantor, jangan sampai persoalan individu menggunakan fasilitas ini. Hal ini akan menjelekkan citra perusahaan, apalagi jika sampai telepon kantor dijadikan tempat mengobrol, hal ini tentu saja sangat memalukan sekali.
3. Materi pembicaraan yang disampaikan hendaknya harus menyangkut urusan kantor.
4. Selain menggunakan bahasa yang resmi, santun, dan efektif, intonasi juga perlu diperhatikan. Kata-kata yang menggunakan intonasi pastilah lebih menarik dibanding kalimat dengan nada yang lurus.
5. Pada saat menerima telepon dan kebetulan orang yang dituju tidak berada di tempat, maka seorang pegawai harus bisa menanganinya dengan cara yang bijak. Dengan cara mencatat pesannya, diminta menelepon kembali, menanyakan kesediaan untuk menunggu dan lain-lain.
6. Pandai-pandailah menangani orang yang salah sambung ketika menelepon, atau disalurkan kebagian lain.
7. Jika si penelepon tetap hendak berbicara dengan pimpinan. Sedangkan pimpinan tidak berada ditempat, atau sedang rapat, maka penerima telepon harus pandai menyiasati masalah seperti ini.