SOAL LATIHAN

UJI KOMPETENSI KEAHLIAN (UKK)

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN (OTKP)

2020/2021

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan

Kompetensi Keahlian : Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

Kode : 6047

Alokasi Waktu : 18 jam

Bentuk Soal : Penugasan Perorangan

Judul Tugas : Menangani penerimaan/ pengiriman surat/

dokumen, Membuat surat/ dokumen

elektronik, Mengkomunikasikan melalui telepon

I. PETUNJUK UMUM

A. 1. Bacalah setiap item soal dengan cermat

2. Periksa seluruh kelengkapan soal, jika tidak lengkap atau rusak segera melapor kepada pengawas ujian

3. Tuliskan nomor ujian pada setiap hasil pekerjaan

4. Periksa kembali hasil pekerjaan sebelum menyerahkan kepada pegawas ujian

B. Anda adalah seorang sekretaris yang bekerja pada PT PRIMA NUSANTARA, Jl Pemuda No. 150, Surabaya, Telp. 031 678907, Fax. 031 678907, E-Mail. primanusantara@gmail.com, website www.prima-nusantara.com. Sebuah perusahaan yang memproduksi Furniture. Pimpinan anda bernama ABINAYA ALEXI, SE, MM, menjabat sebagai Marketing Manager.

SOAL 1

Judul Tugas : Memproduksi dokumen di komputer

Langkah Kerja :

a. Mempersiapkan alat dan bahan (ATK) yang akan digunakan

b. Siapkan program Microsoft word pada komputer Anda

c. Gunakan jarak 1.5 spasi

d. Font Times New Roman

e. Font size 12

f. Ketik terlebih dahulu Nomor dan Nama peserta, kemudian tekan enter.

g. Mengetik naskah yang sudah disediakan menggunakan Microsoft word

h. Setelah selesai melakukan pengetikan naskah, silahkan tekan enter, kemudian klik “view and print result”. Cetak hasil Typing Test anda pada HVS A4

i. Hasilnya diserahkan pada penguji

j. Bila ada masalah dengan alat atau soal, tanyakan kepada pengawas pelaksana atau Panitia

SOAL KECEPATAN TXT

SOAL 2

Judul tugas : Mengatur penggandaan/ pengumpulan surat/ dokumen

Membuat surat/ Dokumen Elektronik

Langkah Kerja :

1. Anda diberi tugas oleh pimpinan untuk membuat surat penawaran kepada PT Sejahtera tentang “Macam-macam Funiture yang diproduksi perusahaan”.

2. Tanggal surat hari ini dan bagian lainnya karang sendiri.

3. Buatlah surat bentuk Semi block style

4. Surat diketik dan dicetak pada kertas HVS A4.

5. Pengaturan margin menyesuaikan.

SOAL 3

Judul tugas : Membaca surat dalam bahasa Inggris pada tingkat

operasional Dasar

Menciptakan Dokumen/ Lembar Kerja Sederhana

Langkah kerja:

1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan.

2. Memperbaiki surat menjadi benar

3. Surat diketik dan dicetak pada kertas HVS A4.

4. Pengaturan margin menyesuaikan.

5. Surat diketik dalam bentuk Block Style

6. Bacaan peserta uji sesuai dengan intonasi yang baik dan benar

MIRA FURNITURE
Raya Darmo street, Number 08,

Surabaya.

Surabaya, February 7, 2020

Dear manager MIRA furniture,

My name is Anita Sari, manager of PT. SARI STUFF. I would like to order:

1. 2 set sofa and table European style

2. 2 set sofa and table Asian style

3. A set of computer table

4. 5 set study table

All the goods will be paid 50% after the order arrived and the rest 50% will be paid in a month.

Please deliver our order in three weeks.

The adress I would like these orders shipped to:

PT. SARI STUFF
Zainuddin Street, Number 01 Kalirejo,
Lampung.

Regards,

Anton Jaya

SOAL 4

Judul tugas : Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak

: Mengakses Informasi melalui Homepage

Langkah kerja:

1. Anda sebagai seorang sekretaris PT. PRIMA NUSANTARA, untuk membantu pimpinan membuat bahan presentasi dengan tema “Penjualan berbasis ONLINE”, agar omzet penjualan di tahun 2020 meningkat.

2. Buat slide power point di komputer minimal 5 slide (tidak termasuk pembuka dan penutup)

3. Kirim hasil file power point ke E-Mail penguji.

SOAL 5

Judul Tugas : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Melakukan Komunikasi Melalui Telepon

Sebagai Sekretaris, pekerjaannya tidak terlepas menerima/melakukan panggilan telepon yang informasinya akan disampaikan pada pimpinan anda.

Langkah kerja:

1. Perhatikan soal dengan cermat

2. Sebelum melakukan telepon ke luar, siapkan terlebih dahulu perlengkapan yang diperlukan.

3. Tulis perintah/ pesan dari pimpinan ke form Block note.

4. Tulis pesan / keterangan pada saat menerima telepon dari pihak luar kedalam lembar pesan telepon

5. Letakkan kembali gagang telepon dengan benar.

Kegiatan 1 (melakukan hubungan telepon) dalam bahasa Indonesia

Anda mendapat tugas dari pimpinan untuk menelepon PT GRIYA PESONA Jl. Kayu Putih Utara B/ No. 40, Jakarta

Adapun pemberitahuannya bahwa, Anda diminta memberikan konfirmasi kesediaan pimpinan Anda untuk hadir pada acara Open House Apartemen. Open house akan diselenggarakan pada hari Sabtu, 04 April 2020 pukul 19.00-21.00 WIB di Best Banget Mangga Dua Hotel, Jakarta. Di samping itu, Pimpinan meminta Anda menanyakan cara pembayarannya.

Kegiatan 2 (menerima panggilan telepon) dalam bahasa Indonesia

Anda menerima panggilan telepon dan memberikan informasi yang dibutuhkan kepada penelepon. Catatlah informasi penting pada Lembar Pesan Telepon (Phone Massage) hasil pembicaraan yang terjadi. Lakukan tindak lanjutnya sesuai dengan SOP. Sebagai informasi bahwa pimpinan Anda sedang tidak ada di kantor karena sedang memimpin rapat kordinasi dengan stafnya.

SOAL 6

Judul Tugas : Mengelola Jadwal Kegiatan Pimpinan

Menggunakan Peralatan dan Sumberdaya Kerja

Langkah Kerja :

1. Anda diminta untuk membuat jadwal kegiatan pimpinan dengan data-data dan informasi yang telah tersedia

2. Ketik dengan menggunakan aplikasi MS Word / MS Excel

3. Buat agenda kegiatan pimpinan dalam format yang tersedia pada aplikasi Microsoft word/Microsoft Excel

4. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4

Hari ini diatas meja kerja saudara terdapat map yang berisikan surat dan catatan yang berisi informasi sebagai data untuk mengatur agenda kerja pimpinan dalam 1 minggu ke depan.

1. Telepon berdering, Sekretaris bapak Candra Gunawan, Customer Relations Manager PT Bank Mandiri menelepon saudara untuk mengkonfirmasikan janji temu dengan pimpinan saudara bapak Abinaya Alexi, SE, MM pada hari Senin 20 April 2020 pukul 10.30 di kantor PT PRIMA NUSANTARA dan malam harinya pimpinan saudara menjamu tamu dari PT BUMI PERSADA, Sidoarjo beserta manager marketing makan malam di Indigo Restaurant & Bar di Majapahit Hotel Surabaya pada pukul 19.00 WIB

2. Saudara diminta pimpinan untuk mengundang para manajer marketing, keuangan untuk rapat internal, karena perusahaan saudara akan membuka cabang di Balikpapan bekerjasama dengan PT TRAKINDO. Rapat akan dilaksanakan pada hari Selasa 21 April 2020 di ruang rapat lantai II. pukul 09.30 dan diakhiri dengan makan siang bersama di Bandar Surabaya Restaurant, Jalan HR. Mohamad, Surabaya pada pukul 13.00

3. Rabu malam, pukul 19.00 diadakan acara “Dinner” bersama seluruh manager dan staf dalam rangka syukuran dengan telah terjalinnya kerja sama antara PT PRIMA NUSANTARA dengan PT BINTANG PESONA Depok yang akan diadakan di Restaurant Pantai Seafood, Jalan Manyar Kertoarjo, Surabaya dengan mengundang para relasi yang lain.

4. Bapak Abinaya Alexi mengundang para jurnalis dari media Jawa POS, KOMPAS, SURYA untuk press conference dalam rangka perluasan PT PRIMA NUSANTARA ke kawasan Indonesia Timur, pada Jumat 24 April 2020 bertempat di Pullman Hotel Surabaya, pukul 09.00 sampai pukul 10.00 di lanjutkan makan siang bersama

5. Pimpinan saudara mendapat undangan untuk hadir di departemen Perindustrian dan Perdagangan Jalan Raya Sawo Tratap Sidoarjo, pada hari Rabu, 22 April pukul 14.00 masalah pengurusan ijin perluasan bisnis PT PRIMA NUSANTARA.

6. Menghadiri pameran Internasional Event on Media Communications, Digital Media di Grand City Conventions Centre, pada hari Selasa 21 April pukul 10.00 di dampingi sekretarisnya.

7. Sabtu 25 April pagi sekitar pukul 07.00 ada appointment dengan relasi dari PT ANUGERAH Sejahtera untuk main golf bersama di padang golf Ciputra

8. Rabu 22 April ada undangan Morning Tea dengan Gubernur Jawa Timur pukul 08.00 dengan para pengusaha se Jawa Timur dalam rangka meningkatkan UKM di Jawa Timur

9. Sabtu malam 25 April, diundang oleh Ibu Walikota Surabaya dalam acara Gala Dinner untuk merayakan CSR Award 2020 di Hotel JW Marriot surabaya karena perusahaan saudara terpilih sebagai salah satu perusahaan yang cukup aktif memberikan bantuan sosial kepada masyarakat yang kurang mampu.

10. Pengarahan Staf Operasional, Senin 20 April 2020 pukul 14.00 tentang penilaian kinerja yang harus ditingkatkan menghadapi persaingan pemasaran yang semakin kuat, bertempat di Ruang Rapat lantai 2.

SOAL 7

Judul Tugas : Menangani Penerimaan/Pengiriman surat/ dokumen

Mengelola Arsip

Menggunakan peralatan dan sumberdaya kerja

Langkah Kerja :

a. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses pencatatan jangan lupa buat Daftar klasifikasinya.

b. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam format Buku Agenda dengan menggunakan computer.

c. Setelah dicatat dalam buku agenda selanjutnya simpanlah surat-surat tersebut dalam map snelhecter dengan menggunakan sistem Subyek/Subject system.

d. Jangan lupa bubuhkan stempel agenda/paraf pada surat masuk dan buat lembar disposisinya.

e. Ketik semua pekerjaan di computer dengan program MS.Word.

f. Cetak/ print semua pekerjaan yang Anda buat.

1. Bahan dan Alat

a. Format Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

b. Map Snelhecter dengan lembar guide/tab, lemari arsip/ filling cabinet.

c. Perforator, stapler, staples, gunting, ATK

2. Hasil yang diharapkan

a. Semua surat tercatat dalam buku agenda dengan lengkap, benar dan rapi

b. Surat-surat tersimpan dalam map snelhecter dengan benar dan rapi sesuai dengan sistem penyimpanan Subyek, dan dapat menemukan lagi di filling cabinet jika diperlukan.

DOWNLOAD SURAT MASUK DAN KELUAR

SOAL 8

Menangani Rapat/Pertemuan

A. Petunjuk pengerjaan

1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

2. Baca soal dengan cermat

3. Ketik semua pekerjaan di kertas A4

4. Cetak semua hasil pekerjaan Anda dengan menggunakan komputer program MS. Word.

B. Hasil yang diharapkan:

1. Surat Undangan Rapat

2. Daftar Hadir Peserta Rapat

3. Susunan Acara Rapat

4. Notula Rapat

SOAL RAPAT

Anda adalah seorang Sekretaris PT PRIMA NUSANTARA yang beralamatkan di JL. Pemuda No. 150 Surabaya. Melihat kondisi kedisiplinan para karyawan yang semakin menurun, maka Anda diminta untuk mempersiapkan kegiatan Rapat untuk membahas peningkatan kinerja karyawan yang cenderung menurun pada tiga bulan terakhir. Adapun yang diundang terdiri dari manajer pemasaran, manajer produksi, manajer keuangan, manajer personalia, dan masing-masing beserta para staffnya.

Rapat akan diadakan pada hari Rabu, 30 Maret 2020, pukul 10.00 wib sampai selesai bertempat diruang diskusi lantai 2 PT PRIMA NUSANTARA. Rapat dibuka oleh direktur perusahaan dilanjutkan dengan penjelasan dari para manajer tentang menurunnya kinerja pegawai dari masing-masing bagian.

(Nama dan lain-lain karang sendiri !)

SOAL 9

Judul tugas : Melakukan Transaksi Perbankan Sederhana

Meminimalisir “Pencurian”

Langkah kerja :

a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

b. Mencatat transaksi tersebut menggunakan bukti penerimaan kas dan bukti

pengeluaran kas

c. Membuat Laporan Pengelolaan Kas Kecil bulan Maret 2020 dengan System Imprest

d. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4

Simpan bukti transaksi penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas secara terstruktur dan simpan dalam map snelhecter.

Pimpinan anda melakukan beragam kegiatan yang perlu di danai dengan anggaran Kas Kecil yang anda kelola.

Pengelolaan dana kas kecil menggunakan system imprest
Pada tanggal 31 Januari 2020 saldo kas kecil Rp. 175.000
Tanggal 1 Februari 2020 pengisian dana kas kecil sebesar Rp. 9.825.000
Selama periode 1 – 30 Februari 2020 terjadi beberapa pengeluaran kas kecil sebagai berikut:

Tanggal 3 Februari membayar langganan harian Kompas sebesar Rp. 150.000, harian Bisnis Indonesia Rp 100.000
Tanggal 4 Februari membeli ATK di Toko Buku Bahagia sebesar Rp. 575.000
Tanggal 7 Februari membeli snack di Hani Bakery untuk tamu sebesar Rp. 250.000
Tanggal 8 Februari membeli materai 20 lembar @ 6.000
Tanggal 10 Februari membayar ongkos taksi Galaxy sebesar Rp. 100.000 untuk transport kekantor Depnaker
Tanggal 12 Februari membeli Nasi Box untuk tamu sebanyak 20 box @ Rp. 30.000
Tanggal 14 Februari membayar TV Berlangganan sebesar Rp. 350.000
Tanggal 17 Februari membeli tiket pesawat untuk perjalanan dinas tujuan Surabaya pp sebesarRp. 2.600.000
Tanggal 22 Februari mengeluarkan biaya untuk foto kopi sebesar Rp. 165.000
Tanggal 24 Februari membeli parcel buah untuk relasi sebesar Rp. 750.000
Tanggal 26 Februari membayar transport antar surat sebesar Rp. 100.000
Tanggal 29 Februari membeli tiket KA Argo Gede tujuan Bandung sebesar Rp. 400.000