A.
Organisasi
Secara umum organisasi berarti sekelompok
orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Struktur organisasi
(desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal
dalam pengelolaan organisasi. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan
susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi,
bagian-bagian, posisi-posisi, atau orang-orang yang menunjukkan kedudukan,
tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Unsur-unsur yang membentuk organisasi:
a.
Man (orang-orang)
b.
Kerjasama
c.
Tujuan Bersama
d.
Peralatan (Equipment)
e.
Lingkungan (Environment)
B. Bentuk-bentuk Organisasi Perusahaan
Berdasarkan pola hubungan kerja,
lalu lintas wewenang, dan tanggung jawab, organisasi dapat dibedakan menjadi
beberapa bentuk, yaitu organisasi garis/lini, organisasi fungsional, organisasi
garis dan staf, dan organisasi fungsional dan garis/lini. Organisasi garis pada
umumnya digunakan oleh organisasi yang masih kecil, karyawannya sedikit, dan
spesialisasi kerja belum begitu dipentingkan.
Pada bentuk organisasi garis dan
staf terdapat satu atau beberapa tenaga staf. Staf adalah orang ahli dalam
bidang tertentu, yang bertugas memberi nasihat dan saran sesuai dengan
bidangnya kepada pejabat pemimpin di dalam organisasi yang bersangkutan. Bentuk
organisasi fungsional dan lini merupakan kombinasi antara bentuk organisasi
fungsional dan bentuk organisasi lini.
C. Syarat-syarat Personal
Personal kantor atau pegawai kantor
adalah pegawai yang bekerja di kantor, baik instansi pemerintah maupun swastadan
berusaha memberikan jasanya untuk mencapai tujuan yang akan dicapai oleh kantor
masing-masing sesuai dengan bidang kegiatannya. Persyaratan yang dituntut oleh
dunia usaha dan industri tidak sama. Meskipun demikian, secara umum setiap
pegawai harus memenuhi syarat-syarat tertentu.
Sebaiknya seorang pegawai kantor
memiliki kepribadian dan kemampuan kerja yang sesuai dengan tuntutan dunia
keahliannya karena seorang pegawai kantor itu bertugas sebagai pengelola dan
pelayanan informasi.
Adapun
syarat-syarat pegawai kantor setidaknya ada tiga.
a.
Persyaratan pengetahuan
Syarat
pengetahuan mencakup pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi tertentu. Pada
saat ini masih diukur dengan tingkat pendidikan seseorang dengan menunjukkan
apa yang disebut STTB atau ijazah.
b.
Persyaratan Keterampilan
Syarat
keterampilan berarti tuntutan untuk dapat melakukan sesuatu dengan cermat dan
berhasil. Pegawai kantor harus melakukan pekerjaan kantornya
dengan cermat dan baik, sehingga pekerjaanya berkualitas tinggi.
c.
Persyaratan Kepribadian
Ciri-ciri itu
dapat dikenali dari hal-hal berikut:
- Sikap badan ketika duduk, berjalan, dan
berbicara.
- Sifat bersih dan rapi.
- Sikap luwes dan berbusana serasi.
- Sifat yang bertalian dengan kesehatan
diri.
- Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dan
keterampilan kerja.
- Sifat kerohanian
Pendapat lain tentang syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang karyawan
kantor adalah sebagai berikut.
1) Loyalitas
2) Ketekunan dan kerajinan
3) Kesabaran
4) Kerapian
5) Dapat menyimpan rahasia
Salah satu cara untuk memperjelas
apa yang menjadi tujuan atau harapkan perusahaan adalah dengan membuat
peraturan secara tertulis. Dengan membuat peraturan kerja secara tertulis dan
disepakati kedua belah pihak tindakan-tindakan yang merugikan perusahaan dan
karyawan dapat diatasi dengan lebih baik. Peraturan tersebut bisa berbentuk
pedoman, prosedur dan aturan kerja di perusahaan.
D.
Pedoman
Kerja
Pedoman kerja adalah suatu
standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan
suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan
tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk
menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
Pedoman kerja bertujuan antara lain
sebagai berikut:
a.
Memperjelas peran dan fungsi tiap-tiap
posisi dalam organisasi.
b.
Memperjelas alur tugas, wewenang dan
tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
c.
Melindungi organisasi/unit kerja dan
petugas/pegawai dari malpraktik atau kesalahan administrasi lainnya.
d.
Untuk menghindari kegagalan/kesalahan,
keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.
e.
Memperlancar tugas petugas/pegawai atau
tim/unit kerja.
f.
Sebagai dasar hukum bila terjadi
penyimpangan.
g.
Mengarahkan petugas atau pegawai untuk
sama-sama disiplin dalam bekerja.
h.
Sebagai pedoman dalam melaksanakan
pekerjaan rutin.
Pedoman kerja dibutuhkan pada kondisi-kondisi
berikut ini.
a.
Sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
b.
Ketika mengadakan penilaian apakah
pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak.
c.
Ketika terjadi revisi, jika ada
perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.
Dengan adanya pedoman kerja terdapat
beberapa keuntungan yang diperoleh, yaitu antara lain:
a.
Alat pendidikan, terutama bagi pegawai
baru.
b.
Alat untuk menyelesaikan perselisihan
dalam hubungan kerja.
c.
Alat untuk mengadakan pembagian kerja
dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.
d.
Alat untuk mengetur tata ruang kantor.
e.
Alat untuk menghindarkan adanya
pekerjaan yang bertumpuk.
f.
Alat perencanaan kerja dan pengembangnya
di kemudian hari.
g.
Alat untuk mengadakan klasifikasi,
uraian, dan analisis jabatan.
h.
Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan
untuk mengetahui seluruh proses kerja.
i.
Alat untuk mempersiapkan mekanisme
prosedur.
E. Prosedur kerja, Tata Kerja dan
Sistem Kerja
Dalam menjalankan operasional
perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan.
Oleh karena itu diperlukan standar prosedur kerja atau dikenal dengan Standar Operating Procedure (SOP)
sebagai pedoman untuk melaksanakan segala kegiatan yang berhubungan dengan
operasional perusahaan.
Prosedur kerja adalah rangkaian tata
kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan
tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian
suatu bidang tugas. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien
mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan,
fasilitas, tenaga kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu
kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan suatu bidang pekerjaan. Suatu
pola dalam melaksanakan pekerjaan itulah yang dinamakan dengan sistem kerja.
Berdasarkan pengertian yang ada maka
manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya prosedur kerja, tata kerja, dan
sistem kerja, antara lain adalah sebagai berikut:
a.
Tata kerja, prosedur kerja dan sistem
kerja penting artinya karena merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program
kerja, fungsi-fungsi dan kebijakan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanan
operasinal perusahaan sehari-hari.
b.
Melalui tenaga kerja, prosedur kerja dan
sistem kerja yang dibuat dengan cepat, dapat dilakukan standarisasi dan
pengendalian kerja dengan secepat-cepatnya.
c. Tata
kerja, prosedur kerja dan sistem kerja bermanfaat, baik bagi para pelaksana
maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai panduan dalam
bekerja.
Dalam penyusunan prosedur kerja tata
kerja, dan sistem kerja perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut.
a. Harus
dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis serta dituangkan dalam
bentuk manual (dicetak).
b.
Harus dikomunikasikan atau
diinformasikan kepada semua petugas atau pihak yang berkepentingan.
c.
Harus sesuai dengan kebijakan pimpinan
dan kebijakan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
d.
Harus dapat mendorong pelaksanaan
kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya
sumber-sumber yang berada dibawah pengendalian organisasi.
e.
Secara periodik harus ditinjau dan
dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dn disesuaikan dengan kondisi
terkini.
Secara umum pengaturan kebijakan
prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut:
a.
Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip
koordinasi, integrasi dan sinkronisasi, baik dalam lingkungan instansi atau
kantor lain.
b.
Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggungjawab memimpin dan mengkoordinasikan
bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi
pelaksanaan tugas bawahannya.
c.
Setiap pimpinan satuan organisasi wajib
mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan
menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
d.
Setiap pimpinan organisasi wajib
mengolah dan memanfaatkan laporan guna bahan pengambilan keputusan, penyusunan
laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan.
e.
Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap
satuan organisasi wajib memberikan tembusan kepada satuan organisasi lainnya
yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.
F. Prinsip-prinsip Penyusunan Prosedur
kerja
Mengingat pentingnya prosedur kerja,
tata kerja, dan sistem kerja maka perlu diketahui prinsip-prinsip dalam
menyusun prosedur kerja, yaitu sebagai berikut:
a.
Prosedur kerja, tata kerja, dan sistem
kerja harus disusun dengan memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan,
material, biaya, dan waktu yang tersedia serta luas, macam, dan sifat tugas
atau pekerjaan.
b.
Untuk mempersiapkan segala sesuatunya
dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan
penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut
klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, serta unsur-unsur kegiatan di
dalam organisasi lainnya.
c.
Hendaknya ditentukan satu pokok bidang
tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
d.
Perlu didaftar secara rinci tentang
pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk
melaksanakan pekerjaan tersebut.
e.
Dalam penetapan urutan tahap demi tahap
dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya
harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu
tujuan.
f.
Setiap tahap harus merupakan suatu kerja
nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan
yang dimaksudkan.
g.
Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan
keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
h.
Prosedur kerja, tata kerja, dan sistem
kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan
fleksibelitas.
i.
Penyusunan prosedur kerja, tata kerja,
dan sistem kerja harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
j.
Untuk penggambaran tentang penerapan
suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan
prosedur dengan jelas dan tepat. Bagan semacam ini sering disebut skema arus
kerja.
k.
Untuk menjamin penerapan prosedur kerja,
tata kerja dan sistem kerja dengan jelas dan tepat maka perlu dipakai buku
pedoman.
G.
Simbol-simbol
dalam prosedur kerja
a.
Jenis-jenis Simbol
Simbol-simbol dipergunakan untuk
menggambarkan suatu prosedur pekerjaan. Simbol-simbol tersebut, antara lain
adalah sebagai berikut.
1) Lingkaran Besar
Lingkaran besar
menunjukkan operasi (operation) atau
sesuatu yang harus dikerjakan. Apabila di tengahnya dibubuhi huruf C berarti pekerjaan tersebut harus
dikerjakan oleh juru tulis (clerk). Bila
dibubuhi dengan huruf M berarti
harus dikerjakan dengan mesin, dan apabila dibubuhi dengan huruf T artinya dikerjakan dengan mesik ketik
(typewriter).
2) Belah Ketupat
Belah ketupat atau segi
empat berbentuk berlian (diamond) adalah
simbol untuk menunjukkan pemeriksaan (inspection,
control atau check) mengenai mutu
atau kualitas (quality).
3) Segi Empat Bujur Sangkar
Segi empat bujur
sangkar atau menunjukkan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas (quantity). Apabila dibubuh dengn huruf D berarti ada penahanan atau penundaan
suatu proses karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian lebih lanjut.
4) Segi Tiga Terbalik
Segi tiga
tunggal terbalik menunjukkan penyimpanan (storage)
secara tetap (permanent).
5) Segi
Tiga Ganda Terbalik
Simbol ini menunjukkan
penyimpanan untuk sementara (temporary).
6) Lingkaran Kecil
Lingkaran kecil
berarti pemindahan (transfer) atau
pengangkutan (transport).
7) Anak Panah
Anak panah untuk
menunjukkan arah jalannya atau arus (flow)
sesuatu dokumen melalui sesuatu dokumen melalui sesuatu proses pengerjaan.
b.
Kegunaan Simbol-simbol dalam
Prosedur
Simbol-simbol
yang digunakan dalam prosedur kerja bermanfaat untuk mengetahui:
1)
Jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap,
gerakan-gerakan, dan bagian-bagian pekerjaan yang diperlukan untuk
menyelesaikan suatu bidang tugas.
2)
Waktu rata-rata yang diperlukan baik
untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan dan waktu seluruhnya yang
diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut.
3)
Persyaratan kecakapan dan keterampilan
pegawai yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan
sebaik-baiknya.
4)
Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan
untuk dapat mengerjakan pekerjaan.
5)
Jumlah tenaga kerja yang diperlukan
untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat
evaluasi kerja pegawai.
6)
Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga
kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya.
7) Kemacetan-kemacetan
yang paling banyak terjadi.
H.
Aturan
Kerja
Manajemen
perusahaan memiliki hak untuk berharap agar karyawannya mematuhi standar kode
etik yang sewajarnya. Karyawan yang bertindak tidak sesuai atau di luar kewajaran
dapat merusak bisnis. Sangat berisiko apabila manajemen beranggapan bahwa
setiap karyawan sudah memiliki pandangan yang sama dengannya. Untuk itu, salah
satu cara yang terbaik untuk memperjelas tentang apa yang diharapkan oleh
manajemen terhadap karyawan-karyawannya adalah dengan membut aturan kerja yang
umum.
Aturan
kerja adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh perusahaan yang memuat
hal-hal umum mengenai perilaku didalam bekerja. Aturan kerja berlaku bagi semua
pegawai dan seluruh unsur yang terlibat dalam perusahaan, pimpinan perusahaan,
atasan langsung dari pegawai dan pegawai atau staf secara keseluruhan. Berikut
ini adalah contoh aturan kerja dalam perusahaan dan disesuaikan dengan
peraturan dari departemen tenaga kerja dan transmigrasi.
1) Waktu
dan Kehadiran Kerja
a.
Penetapan waktu kerja didasarkan kepaada
kebutuhan perusahaan dengan memperhatikan peraturan perundangan yang berlaku.
b.
Waktu kerja di perusahaan adalah 6
(enam) hari dalam satu minggu.
c.
Jam kerja di perusahaan adalah 7 (tujuh)
jm sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu.
d.
Waktu dan jam kerja diperusahaan diatur
sebagai berikut:
1)
Nonoperasional
Hari Senin s/d
Jumat: jam 08.00 – 12.00
12.00
– 13.00 istirahat
Hari Sabtu jam 08.00 – 13.00
2)
Operasional
Hari dan jam
kerja pegawai operasional diatur sesuai dengan kebutuhan operasi perusahaan
dengan bekerja dalam shift (pagi,
siang, malam) berdasarkan jadwal kerja yang telah ditetapkan atasannya.
e.
Jam istirahat tidak diperhitungkan
sebagai jam kerja.
f.
Pekerjaan yang dilakukan lebih dari 7
(tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu dihitung sebagai kerja
lembur.
g.
Setiap perubahan jam kerja oleh
perusahaan diberitahukan sebelumnya kepada pegawai dengan tenggang waktu yang
layak.
h.
Bagi pegawai yang melakukan tugas
tertentu untuk kepentingan perusahaan berlaku jam kerja tersendiri sesuai
dengan sifat pekerjaan.
i.
Setiap pegawai wajib hadir dan mulai
bekerja pada waktu hadir yang ditetapkan oleh perusahaan.
j.
Pegawai mencatatkan sendiri kehadirannya
pada waktu hadir yang disediakan perusahaan setiap masuk ke danpulang daari
tempat kerja. Pegawai yang menyuruh orang lain mencatatkan waktu hadirnya
dianggap melakukan pelanggaran tata tertib.
k.
Keterlambatan masuk kerja atau
meninggalkan tempat kerja sebelum jam kerja berakhir dan ketidakhadiran sehari
penuh dianggap sebagai pelanggaran tata tertib kecuali dengan ijin tertulis
atasan langsung dengan alasan-alasan yang dapat diterima.
l.
Pegawai yang tidak masuk kerja karena
sakit atau karena alasan lain yang dapat diterima perusahaan, wajib memberitahukan
kepada atasannya selambat-lambatnya pada saat yang masuk kerja. Apabila
ketidakhadiran karena:
1)
Sakit lebih dari 2 (dua) hari diwajibkan
memberikan surat keterangan dokter sesegera mungkin atau setelah masuk kerja
kembali.
2)
Hal-hal lainnya, pegawai diwajibkan
membuat pemberitahuan tertulis.
m.
Pada waktu kerja pegawai diwajibkan
memakai Kartu Tanda Pengenal Pegawai (ID Card) selama dalam lingkungan
Perusahaan atau Papan Nama (Name Tag) yang ditempatkan sebelah kiri atas dari
kemeja atau blouse untuk wanita. Setiap pegawai yang akan meninggalkan kantor
atau tempat kerja atau tidak masuk kerja harus memperoleh izin dari bagian
personalia sert mengisi formulir izin.
2)
Pakaian Seragam
a.
Pegawai tertentu yang tugasnya demi
keseragaman diharuskan memakai pakaian kerja.
b.
Pakaian kerja disediakan Perusahaan
untuk periode kerja tertentu sesuai dengan standar kualitas perlengkapan kerja
yang berlaku, dan diatur dalam peraturan tersendiri.
c.
Setiap pegawai yang mendapatkan pakaian
kerja/seragam diwajibkan mengenakannya selama waktu kerja.
d.
Pada waktu kerja pegawai diwajibkan
mengenakan pakaian kerja yang rapi dan sopan.
3)
Keselamatan dan Kesehatan Kerja
a.
Setiap pegawai diwajibkan ikut menjaga
ketertiban, keamanan, kebersihan, dan keselamatan kerja maupun dilingkungan
kerjanya.
b.
Apabila pegawai menemui hal-hal yang
dapat membahayakan terhadap keselamatan pegawai dan perusahaan agar segera
melaporkan kepada pimpina atau atasan.
c.
Setiap pegawai wajib mempergunakan
alat-alat keselamatan kerja dan juga mematuhi ketentuan-ketentuan mengenai
keselamatan dan perlindungan kerja yang berlaku.
d.
Setiap pegawai dilarang membawa,
memindahkan dan meminjam kan alat/perlengkapan milik perusahaan tanpa izin yang
berwenang.
4)
Kewajiban Pokok Pegawai
a.
Setiap pegawai wajib melaksanakan
peritah/petunjuk dari atsan dengan penuh tanggung jawab.
b.
Menaati tata tertib/peraturan perusahaan
serta ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c.
Memberikan keterangan/laporan yang
sebenarnya mengenai pekerjaan kepada Perusahaan dalam hubungan dengan tugasnya.
d.
Menyimpan dan menjaga kerahasiaan semua
keterangan yang didapat dalam pelaksanaan pekerjaanya.
e.
Memelihara dan menjaga barang-barang
milik perusahaan yang digunakan atau dipercayakan kepadanya.
f.
Mengemukakan saran-saran yang bermanfaat
bagi perusahaan kepada atasannya ataupun melalui saluran yang ditetapkan untuk
itu.
