AGENDA KERJA PIMPINAN DAN AGENDA PERJALANAN DINAS PIMPINAN

Pengertian dari Agenda Kerja Pimpinan adalah susunan seluruh kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya diluar kegiatan sehari-hari yang dilakukan di balik meja kerjanya.

Agenda kerja pimpinan tidak sama dengan agenda perjalanan dinas pimpinan. Meskipun agenda perjalanan dinas merupakan bagian dari agenda kerja pimpinan. Hal ini karena jadwal kerja pimpinan adalah berupa susunan kegiatan perjalanan ke suatu tempat yang dilakukan oleh pimpinan/karyawan /pegawai yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.

Dalam penyusunan Agenda Kerja Pimpinan, siswa biasanya masih melakukan secara manual, atau ditulis secara satu persatu sesuai dengan kegiatan yang rutin dilakukan atau terjadwal. Padahal, jika terdapat penambahan diantara kegiatan yang terjadwal, maka siswa akan menghapus atau mengulang menulis dari awal lagi.

Pada perkembangan selanjutnya, beberapa siswa telah menggunakan penyusunan Agenda Kerja Pimpinan secara komputerisasi. Hal ini masih dimungkinkan jika terjadi kesalahan atau penambahan kegiatan disela hari yang sudah terisi jadwal rutin, masih bisa diedit dan cetak ulang.

Pada kenyataannya seiring dengan majunya teknologi, penyusunan agenda kerja pimpinan sudah tidak lagi menggunakan cara manual ataupun diketik menggunakan komputer lalu di print. Sekretaris sebagai seseorang yang bertugas dalam menyusun jadwal pimpinan menyusun agenda kerja pimpinannya melalui aplikasi di gadget mereka. Saat ini telah banyak sekali aplikasi-aplikasi yang dapat digunakan dalam menyusun agenda kerja.

Dalam penyusunan Agenda Kerja Pimpinan, ada 2 (dua) hal yang diprioritaskan, yaitu:

1. Berdasarkan Urutan Surat Masuk
Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

Contoh :

Pada jadwal kegiatan telah tercantum kegiatan pimpinan untuk peresmian cabang baru, kemudian ada surat masuk lain yang isinya tentang suatu kegiatan rapat dinas dengan unit kerja Pemasaran, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

- Dapat membatalkan acara peresmian cabang baru dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.

Atau,

- Pimpinan dapat tetap hadir pada peresmian cabang baru, sementara kegiatan rapat dengan unit kerja pemasaran dapat diwakilkan kepada pejabat lain.

Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya

2. Berdasarkan Tingkat Urgensi (kepentingannya)

Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan, jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan akan  melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting  akan ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.

Untuk memudahkan mengingat dan mengetahui kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pimpinan, sekretaris dapat menyusun kegiatan sesuai dengan jangka waktu tertentu, baik itu harian, mingguan atau bulanan.

Sebagai langkah dasar dalam mempelajari bagaimana menyusun jadwal kerja pimpinan, siswa dapat melakukannya dengan cara mengetik pada komputer dan mencetaknya.

Berikut ini contoh soal menyusun agenda kerja pimpinan

1. Pada tanggal 28 November 2022 pukul 09.00 - 12.00 pimpinan menghadiri rapat REI di Semarang Lt 3.  Hotel Santika, ruang Sanjay.
2. 25-26  November 2022 Pimpinan melakukan perjalanan dinas ke Jakarta untuk melakukan kontrak kerjasama dengan Kantor Pemerintahan DKI, Kegiatan hari I dimulai jam 08.00 s.d. selesai temu ramah dan pada hari II penandatanganan kontrak.
3. Pimpinan melakukan kunjungan daerah ke perusahaan anak cabang PT  Bima Sakti, yang beralamat di Jl. Simanjuntak 56, Yogyakarta. Kegiatan berlangsung dari pukul 10.00-14.00 pada hari, 22 November 2022.
4. Pimpinan menerima  kunjungan dari anak cabang perusahaan yang  PT Larasati, yang beralamat di Jl.Pramuka 45, Kebumen dengan  agenda penjajagan untuk melakukan kerjasama. Kegiatan  dilakukan pada, 17 November 2022.
5. 21 November 2022, jam 10.00-12.00 diselenggarakan meeting dengan  Bpk. Walikota Yogyakarta beserta stafnya dengan agenda pembahasan Green City Yogyakarta.
6. Pimpinan  Cabang REI Surabaya  meminta Bapak Pimpinan  untuk menjadi  nara sumber pada acara  Program  Green House  hotel  Saphir, Jl Solo, Yogyakarta pada hari 11 November 2022, pukul 19.00-21.00 di Ruang Arjuna. Lt 2. Pemberitahuan tersebut melalui sekretarisnya melalui telepon.
7. 6 November 2022 mengikuti Rakernas  REI di Surabaya selama 2 hari di Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23,     Surabaya. Acara jam  16.00- 21.00 di ruang Bugenvil.  Hari berkutnya melakukan kunjungan di beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri, Surabaya.
8. 27 November 2022 melakukan Rapat rutin dengan stafnya, pada jam 08.00-10.00 untuk rencana pengembangan usaha di ruang pertemuan.
9. Pada hari,  16 November 2022 Melakukan  MOU dengan PT Buana Sakti, yang beralamat di Jl. Sudirman 23, Yogyakarta di  Novotel Hotel , di R. Merpati, Lt.3, pada jam 09.00-12.00.
10. Pada hari yang sama, 16 November 2022 Pimpinan memimpin rapat koordinasi di kantornya  dengan  para stafnya di ruang 3, pada jam 13.00-15.00.

PT MAESTRO JANE

Jalan Terubuk  No. 21 Telp. 0761 28795

Pekanbaru – 28732

AGENDA KEGIATAN PIMPINAN

Bulan Februari 2017

No	Hari/tanggal	Pukul	Kegiatan	Tempat	Keterangan
1	Senin, 5 Februari 2017	08.00-10.00	Rapat rutin bersama staf	Ruang pertemuan	Rencana pengembangan usaha
2	Selasa – Rabu, 6 - 7 Februari 2017	16.00- 21.00	Hari ke -1 Rakernas  REI di Surabaya	Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23, Surabaya, ruang Bugenvil	Hari ke-1 Rakernas REI, Hari ke-2 - Kunjungan ke beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri
3	Sabtu, 11 Februari 2017	19.00-21.00	Menjadi  nara sumber pada acara Program Green House	Hotel  Saphir, Jl. Solo - Yogyakarta ruang Arjuna	Permintaan pimpinan cabang REI Surabaya
4	Senin, 13 Februari 2017	08.00-10.00	Rapat rutin bersama staf	Ruang pertemuan	Rencana pengembangan usaha
5	Kamis,  16 Februari 2017	09.00-12.00	Melakukan MOU dengan PT Buana Sakti	Novotel Hotel - Yogyakarta , ruang Merpati, Lt. 3
6		13.00-15.00	Memimpin rapat koordinasi dengan para staf	Kantor PT Maestro Jane, ruang 3
7	Jumat, 17 Februari 2017		Menerima  kunjungan dari anak cabang perusahaan, PT Larasati	Kantor PT Maestro Jane	Penjajagan untuk melakukan kerjasama
8	Senin, 20 Februari 2017	08.00-10.00	Rapat rutin bersama staf	Ruang pertemuan	Rencana pengembangan usaha
9	Selasa, 21 Februari 2017	10.00-12.00	Meeting dengan  Bpk. Walikota Yogyakarta	Kantor Walikota - Yogyakarta	Membahas Green City Yogyakarta
10	Kamis, 23 Februari 2016	10.00-14.00	Kunjungan ke perusahaan anak cabang, PT Bima Sakti	PT Bima Sakti Jl. Simanjuntak 56, Yogyakarta
11	Sabtu - Minggu,  25-26  Februari 2017	08.00-Selesai	Perjalanan dinas ke Jakarta Kontrak kerjasama dengan Kantor Pemerintahan DKI		Hari ke-1 temu ramah, Hari ke-2 penanda-tanganan kontrak
12	Senin, 27 Februari 2017	08.00-10.00	Rapat rutin bersama staf	Ruang pertemuan	Rencana pengembangan usaha
13	Selasa, 28 Februari 2017	09.00-12.00	Menghadiri  rapat REI di Semarang	Hotel Santika, ruang Sanjay, lt. 3