PROFESSIONAL SECRETARY

PROFESSIONAL SECRETARY

Typical Workload

Some secretaries are assigned to a specific duty such as answering and directing phone calls, while others have a much broader job description that could entail basic IT work, assisting with payroll, and maintaining large databases and filing systems.

Some perform as a secretary include:

1.      Using software such as Microsoft Office to produce written communications within the company.

2.      Maintaining office equipment (such as replacing toner cartridges).

3.      Creating and maintaining a schedule

4.      Using content management systems

5.      Booking conference rooms and facilities for staff meetings and presentations with clients.

 

Skills & Tools

Your role as a secretary requires that you understand how to use computers effectively. you need to understand how to use standard office software such as Microsoft Office. You will be writing a lot of emails as well.

PowerPoint is also used extensively in a business setting. These presentations need to work well and be visually attractive. 

Communication is an important skill that you must also master as a secretary.

The Internet is a global computer network that permits millions of computers around the world to communicate via telephone systems and other communication lines. With the Internet one can communicate to anyone online throughout the world.

E-mail is keyed messages sent from one computer screen to another, using a network linking the units. Transmitting messages from one computer to another offers office workers the ability to communicate quickly through written messages with colleagues, coworkers, and friends.

Job description

A secretary provides both clerical and administrative support to professionals. Common tasks for the majority of secretaries/administrators include word processing, audio and copy typing, letter writing, dealing with telephone and email inquiries, creating and maintaining filing systems, keeping diaries, arranging meetings and appointments and organizing travel for staff.

Beban Kerja khas
Beberapa sekretaris ditugaskan untuk tugas tertentu seperti menjawab dan mengarahkan panggilan telepon, sementara yang lain memiliki deskripsi pekerjaan yang lebih luas yang bisa memerlukan kerja IT dasar, membantu dengan gaji, dan memelihara database besar dan sistem pengarsipan.
Beberapa melakukan sebagai sekretaris meliputi:
1. Menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Office untuk menghasilkan komunikasi tertulis dalam perusahaan.
2. Menjaga peralatan kantor (seperti mengganti kartrid toner).
3. Menciptakan dan memelihara jadwal
4. Menggunakan sistem manajemen konten
5. ruang konferensi Pemesanan dan fasilitas untuk pertemuan staf dan presentasi dengan klien.
Keterampilan & Peralatan
Peran Anda sebagai sekretaris mengharuskan Anda memahami bagaimana menggunakan komputer secara efektif. Anda perlu memahami bagaimana menggunakan perangkat lunak perkantoran standar seperti Microsoft Office. Anda akan menulis banyak email juga.
PowerPoint juga digunakan secara luas di lingkungan bisnis. Presentasi ini harus bekerja dengan baik dan secara visual menarik.
Komunikasi merupakan keterampilan penting bahwa Anda juga harus menguasai sebagai sekretaris.

Internet adalah jaringan komputer global yang memungkinkan jutaan komputer di seluruh dunia untuk berkomunikasi melalui sistem telepon dan jalur komunikasi lainnya. Dengan internet seseorang dapat berkomunikasi dengan siapapun secara online di seluruh dunia.
E-mail adalah kunci pesan yang dikirim dari satu layar komputer ke komputer lain, menggunakan jaringan yang menghubungkan unit. Mengirimkan pesan dari satu komputer ke komputer pekerja penawaran kantor lain kemampuan untuk berkomunikasi dengan cepat melalui pesan tertulis dengan rekan-rekan, rekan kerja, dan teman-teman.

Gambaran tugas
Seorang sekretaris memberikan dukungan baik administrasi dan administrasi untuk profesional. Tugas umum untuk sebagian besar sekretaris / administrator meliputi pengolah kata, audio dan copy mengetik, menulis surat, berurusan dengan telepon dan email pertanyaan, menciptakan dan memelihara sistem pengarsipan, menjaga buku harian, mengatur pertemuan dan janji dan mengatur perjalanan untuk staf.