AGENDA KERJA PIMPINAN DAN AGENDA PERJALANAN DINAS PIMPINAN

Pengertian dari Agenda Kerja Pimpinan adalah susunan seluruh kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya diluar kegiatan sehari-hari yang dilakukan di balik meja kerjanya.

Agenda kerja pimpinan tidak sama dengan agenda perjalanan dinas pimpinan. Meskipun agenda perjalanan dinas merupakan bagian dari agenda kerja pimpinan. Hal ini karena jadwal kerja pimpinan adalah berupa susunan kegiatan perjalanan ke suatu tempat yang dilakukan oleh pimpinan/karyawan /pegawai yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.

Dalam penyusunan Agenda Kerja Pimpinan, siswa biasanya masih melakukan secara manual, atau ditulis secara satu persatu sesuai dengan kegiatan yang rutin dilakukan atau terjadwal. Padahal, jika terdapat penambahan diantara kegiatan yang terjadwal, maka siswa akan menghapus atau mengulang menulis dari awal lagi.

Pada perkembangan selanjutnya, beberapa siswa telah menggunakan penyusunan Agenda Kerja Pimpinan secara komputerisasi. Hal ini masih dimungkinkan jika terjadi kesalahan atau penambahan kegiatan disela hari yang sudah terisi jadwal rutin, masih bisa diedit dan cetak ulang.

Pada kenyataannya seiring dengan majunya teknologi, penyusunan agenda kerja pimpinan sudah tidak lagi menggunakan cara manual ataupun diketik menggunakan komputer lalu di print. Sekretaris sebagai seseorang yang bertugas dalam menyusun jadwal pimpinan menyusun agenda kerja pimpinannya melalui aplikasi di gadget mereka. Saat ini telah banyak sekali aplikasi-aplikasi yang dapat digunakan dalam menyusun agenda kerja.

Dalam penyusunan Agenda Kerja Pimpinan, ada 2 (dua) hal yang diprioritaskan, yaitu:

1. Berdasarkan Urutan Surat Masuk
Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

Contoh :

Pada jadwal kegiatan telah tercantum kegiatan pimpinan untuk peresmian cabang baru, kemudian ada surat masuk lain yang isinya tentang suatu kegiatan rapat dinas dengan unit kerja Pemasaran, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

- Dapat membatalkan acara peresmian cabang baru dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.

Atau,

- Pimpinan dapat tetap hadir pada peresmian cabang baru, sementara kegiatan rapat dengan unit kerja pemasaran dapat diwakilkan kepada pejabat lain.

Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya

2. Berdasarkan Tingkat Urgensi (kepentingannya)

Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan, jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan akan  melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting  akan ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.

Untuk memudahkan mengingat dan mengetahui kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pimpinan, sekretaris dapat menyusun kegiatan sesuai dengan jangka waktu tertentu, baik itu harian, mingguan atau bulanan.

Sebagai langkah dasar dalam mempelajari bagaimana menyusun jadwal kerja pimpinan, siswa dapat melakukannya dengan cara mengetik pada komputer dan mencetaknya.

Berikut ini contoh soal menyusun agenda kerja pimpinan

1. Pada tanggal 28 November 2022 pukul 09.00 - 12.00 pimpinan menghadiri rapat REI di Semarang Lt 3.  Hotel Santika, ruang Sanjay.
2. 25-26  November 2022 Pimpinan melakukan perjalanan dinas ke Jakarta untuk melakukan kontrak kerjasama dengan Kantor Pemerintahan DKI, Kegiatan hari I dimulai jam 08.00 s.d. selesai temu ramah dan pada hari II penandatanganan kontrak.
3. Pimpinan melakukan kunjungan daerah ke perusahaan anak cabang PT  Bima Sakti, yang beralamat di Jl. Simanjuntak 56, Yogyakarta. Kegiatan berlangsung dari pukul 10.00-14.00 pada hari, 22 November 2022.
4. Pimpinan menerima  kunjungan dari anak cabang perusahaan yang  PT Larasati, yang beralamat di Jl.Pramuka 45, Kebumen dengan  agenda penjajagan untuk melakukan kerjasama. Kegiatan  dilakukan pada, 17 November 2022.
5. 21 November 2022, jam 10.00-12.00 diselenggarakan meeting dengan  Bpk. Walikota Yogyakarta beserta stafnya dengan agenda pembahasan Green City Yogyakarta.
6. Pimpinan  Cabang REI Surabaya  meminta Bapak Pimpinan  untuk menjadi  nara sumber pada acara  Program  Green House  hotel  Saphir, Jl Solo, Yogyakarta pada hari 11 November 2022, pukul 19.00-21.00 di Ruang Arjuna. Lt 2. Pemberitahuan tersebut melalui sekretarisnya melalui telepon.
7. 6 November 2022 mengikuti Rakernas  REI di Surabaya selama 2 hari di Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23,     Surabaya. Acara jam  16.00- 21.00 di ruang Bugenvil.  Hari berkutnya melakukan kunjungan di beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri, Surabaya.
8. 27 November 2022 melakukan Rapat rutin dengan stafnya, pada jam 08.00-10.00 untuk rencana pengembangan usaha di ruang pertemuan.
9. Pada hari,  16 November 2022 Melakukan  MOU dengan PT Buana Sakti, yang beralamat di Jl. Sudirman 23, Yogyakarta di  Novotel Hotel , di R. Merpati, Lt.3, pada jam 09.00-12.00.
10. Pada hari yang sama, 16 November 2022 Pimpinan memimpin rapat koordinasi di kantornya  dengan  para stafnya di ruang 3, pada jam 13.00-15.00.

PT MAESTRO JANE

Jalan Terubuk  No. 21 Telp. 0761 28795

Pekanbaru – 28732

AGENDA KEGIATAN PIMPINAN

Bulan Februari 2017

No	Hari/tanggal	Pukul	Kegiatan	Tempat	Keterangan
1	Senin, 5 Februari 2017	08.00-10.00	Rapat rutin bersama staf	Ruang pertemuan	Rencana pengembangan usaha
2	Selasa – Rabu, 6 - 7 Februari 2017	16.00- 21.00	Hari ke -1 Rakernas  REI di Surabaya	Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23, Surabaya, ruang Bugenvil	Hari ke-1 Rakernas REI, Hari ke-2 - Kunjungan ke beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri
3	Sabtu, 11 Februari 2017	19.00-21.00	Menjadi  nara sumber pada acara Program Green House	Hotel  Saphir, Jl. Solo - Yogyakarta ruang Arjuna	Permintaan pimpinan cabang REI Surabaya
4	Senin, 13 Februari 2017	08.00-10.00	Rapat rutin bersama staf	Ruang pertemuan	Rencana pengembangan usaha
5	Kamis,  16 Februari 2017	09.00-12.00	Melakukan MOU dengan PT Buana Sakti	Novotel Hotel - Yogyakarta , ruang Merpati, Lt. 3
6		13.00-15.00	Memimpin rapat koordinasi dengan para staf	Kantor PT Maestro Jane, ruang 3
7	Jumat, 17 Februari 2017		Menerima  kunjungan dari anak cabang perusahaan, PT Larasati	Kantor PT Maestro Jane	Penjajagan untuk melakukan kerjasama
8	Senin, 20 Februari 2017	08.00-10.00	Rapat rutin bersama staf	Ruang pertemuan	Rencana pengembangan usaha
9	Selasa, 21 Februari 2017	10.00-12.00	Meeting dengan  Bpk. Walikota Yogyakarta	Kantor Walikota - Yogyakarta	Membahas Green City Yogyakarta
10	Kamis, 23 Februari 2016	10.00-14.00	Kunjungan ke perusahaan anak cabang, PT Bima Sakti	PT Bima Sakti Jl. Simanjuntak 56, Yogyakarta
11	Sabtu - Minggu,  25-26  Februari 2017	08.00-Selesai	Perjalanan dinas ke Jakarta Kontrak kerjasama dengan Kantor Pemerintahan DKI		Hari ke-1 temu ramah, Hari ke-2 penanda-tanganan kontrak
12	Senin, 27 Februari 2017	08.00-10.00	Rapat rutin bersama staf	Ruang pertemuan	Rencana pengembangan usaha
13	Selasa, 28 Februari 2017	09.00-12.00	Menghadiri  rapat REI di Semarang	Hotel Santika, ruang Sanjay, lt. 3

KEGIATAN PEMBEKALAN SISWA PRAKERIN 2016

Pembukaan Pembekalan Prakerin dari WaKa Humas H. Hidayat, S.Pd

Pengarahan dari Waka Humas

Pengarahan dari Kepala Sekolah SWASA Suroso Widohadmoko, ST

Pengarahan dari Waka Kesiswaan Drs. Supriyadi HP

Siswa siswi SWASA

Aktifitas mencatat materi pembekalan

siswa siswi seluruh kompetensi keahlian

Pengarahan dari Waka Kurikulum

Sesi tanya jawab tentang Prakerin

Pemberian materi oleh Komli Multimedia, Nuriatul Ilmi, S.Kom

Siswa Multimedia sedang mendengarkan penjelasan dari Kakomli MM

Pengarahan tentang etika dan sopan santun di tempat kerja

Pengarahan dari Guru Agama, Ust. Asif Rois

Pengarahan dari Koord. Pokja Prakerin, Upita Prananingrum, S.Pd

Pemberian materi tentang Kompetensi Keahlian oleh Andini

Tim Pokja Prakerin

HOW IMPORTANT ENGLISH FOR SECRETARY

Mengapa bahasa Inggris penting bagi sekretaris. Karena bahasa Inggris adalah bahasa yang paling umum kedua dan bahasa yang paling banyak digunakan di dunia. Sekretaris adalah orang yang mengelola urusan bos

Sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing, salah satunya bahasa inggris, sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, dan mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyusun kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya.

Karena itu bahasa inggris penting untuk sekretaris tetapi kita tidak boleh lupa dengan bahasa yang kita miliki. Bahasa inggris merupakan modal untuk bersaing meraih suatu pekerjaan yang lebih baik dan merupakan bahasa internasional penghubung segala bahasa, disamping itu juga dengan Bahasa inggris kita dapat :

1. Meningkatkan karier,

2. Mendapatkan posisi lebih tinggi dibanding rekan-rekan yang tidak memilikinya.

3. Mempermudah untuk melakukan komunikasi dengan siapapun juga dimanapun juga

Berada

4. Membuat kita bisa percaya diri dan tak pernah takut untuk melakukan apapun juga

Paham 'english' sangat penting dalam bekerja karena hampir setiap hari kita pasti akan menemui kata-kata dalam bahasa inggris secara tidak langsung.

Kebanyakan perusahaan juga kadang menggunakan bahasa inggris untuk berkorespondensi baik dengan relasi maupun dengan pihak intern.

Why english is important for secretary. Because english is the second most common language and the most widely spoken languages in the world. Secretary is the person who manages the boss affairs

Secretary must be able to communicate well and to master Indonesian and several foreign languages, one of them English, so it can communicate with guests of the executive level and is able to assist the leadership in negotiating. He also demanded to select words and make sentences are nice and clear, the delight of all parties communicate with it.

Because it is important for the secretary of the English language but we should not forget the language that we have. English is the capital to compete for a better job and is an international language connecting all languages, as it also with the English language we can:

1. Career boost,

2. Obtain a higher position than peers who do not.

3. Make it easier to communicate with anyone anywhere too

Be

4. Enables us to confidently and never be afraid to do anything too

Understood 'english' very important work because almost every day we will surely see the words in the English language indirectly.

Most companies also sometimes use English to correspond well with the relationship as well as with internal parties.

LATIHAN SOAL KESEKRETARISAN

AGENDA RAPAT KERJA

Hari                             : Jum’at

Tanggal                       : 27 februari 2015

Waktu                                     : 14.00-17.00

Tempat                        : Ruang rapat kantor lantai 2

Pimpinan Rapat           : Rafa Perdana, SE

No	PUKUL	ACARA	KETERANGAN
1.	14.00-15.00	Makan siang
2.	15.00-15.15	Registrasi peserta rapat	Mengisi daftar hadir
3.	15.15-15.30	Pembukaan	oleh devisi keuangan Bapak Kurniawan Kusumo, SH
4.	15.30-15.45	Sambutan	Dari devisi umum Bapak Rafa Perdana, SE
5.	15.45-16.45	Pembahasan materi rapat tentang menunrunya kinerja pegawai dan kuranganya karyawan bagian keuangan.	Oleh devisi umum Bapak Rafa Perdana, SE
6.	16.45-17.00	Penyampaian hasil rapat dan ditutup dengan do’a.	Oleh devisi produksi Bapak Suryadi, SH

                                                                                                                                                                                           

 CATATAN......................LIHAT JUGA ENTRI DI TAHUN 2014 & 2015

                         DAFTAR HADIR RAPAT  

                                            

Rapat    : Meningkatkan Kinerja Pegawai yang cenderung menurun pada 3 bulan terakhir dan kurangnya pegawai bagian keuangan.

Tempat : Ruang kantor lantai 2

Waktu  : 14.00 – 17.00

No.	Nama	Perusahaan	Jabatan	Tanda tangan
1.	David Trianto, SH	PT WIRA KARYA SEJATI	Kepala Devisi Pemasaran
2.	Suryadi, SH	PT WIRA KARYA SEJATI	Kepala Devisi Produksi
3.	Kurniawan Kusumo, SH	PT WIRA KARYA SEJATI	Kepala Devisi Keuangan
4.	Rafa Perdana, SE	PT WIRA KARYA SEJATI	Kepala Devisi Umum

NOTULEN RAPAT

Tanggal                       : 27 Februari 2015            

Waktu                          : 14.00 - 17.00

Tempat                        : ruang rapat kantor lantai 2

Pimpinan Rapat          : Rafa Perdana, SE

Mc                               :

Notulis                         :

Hadir                           : 4 orang (daftar hadir terlampir)

Tidak hadir                  : -

Susunan Acara            : 1. Pembukaan

                                      2. Sambutan

                                      3. Pembahasan Rapat

                                      4. Lain- Lain / tanya jawab

                                      5. Penutup / doa

Risalah rapat :

1. Rapat diawali dengan makan siang.
2. Rapat di buka dengan membaca bismillah, pukul 14.00 oleh oleh MC.
3. Sambutan oleh

Divisi umum : menyampaikan mengenai peningkatan kinerja pegawai yang cenderung  menurun pada 3 bulan terakhir

Pembahasan Rapat :

Divisi umum  : kurangnya pegawai pada bagian keuangan.

4. Lain- Lain/tanya jawab

a)      Pertanyaan divisi pemasaran : akibat dari penurunan kinerja pegawai dalam 3 bulan terakhir ini sangat berpengaruh sekali terhadap penurunan pemasaran hasil prodak perusahaan. Sehingga berakibat pada penurunan omset penjualan.

b)      Pertanyaan divisi produksi : menindaklanjuti pertanyaan dari divisi pemasaran, hasil produksi juga mengalami penurunan. Bagaimana cara untuk meningkatkan kinerja pegawai agar hasil produksi meningkat?

c)      Pertanyaan divisi keuangan : unuk meningkatkan kinerja pegawai butuh dana yang tidak sedikit. Bagaimana pendapat ketua divisi umum? Mohon penjelasan.

Jawaban dari kepala divisi umum : kita siapkan dana untuk pengadakan pelatihan khusus bagi karyawan yang memenui syarat sesuai dengan ketentuan perusahaan. Dengan begitu secara otomatis karyawan yang sudah di berikan pelatihan khusus akan bisa meningkatkan

hasil produksi yang diharapkan oleh perusahaan dan juga akan bisa menaikkan omset penjualan dengan hasil yang memuaskan.

5. Penutup

Rapat di tutup dengan bacaan “Alhamdulillah hirobbil Alamin”

   Pimpinan Rapat                                                                                   Sekretaris

Rafa Perdana                                                                                      Rizki Gede. K

                                                Jakarta, 02 November 2015

                                                    Pimpinan Perusahaan

   Rafa perdana

Nomor      : 188/UDG/II/2015                                                                        20 Pebruari 2015

Lampiran  : 2 Lembar   

Perihal       : Undangan Rapat

Yth. Bapak/Ibu Kepala Devisi

PT Wira Karya Sejati

di- Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan menurunnya kedisiplinan pegawai dan kurangnya pegawai Staf Keuangan. Maka Bapak Rafa Perdana, SH mengadakan rapat dengan seluruh devisi terkait, yang akan dilaksanakan pada :

Hari/tanggal    : Jum’at, 27 Pebruari 2015

Pukul               : 14.00 Wib – 17.00 Wib

Tempat            : Ruang Kantor Rapat lantai 2

Acara               : Rapat pembahasan tentang menurunnya kinerja pegawai dan kekurangan

   pegawai keuangan.

Nama peserta yang harus hadir :

 1. Bapak David Trianto, SH Kepala Devisi Pemasaran

 2. Bapak Suryadi, SH Kepala Devisi Produksi

 3. Bapak Kurniawan Kusumo, SH Kepala Devisi Keuangan

 Demikian Surat dari kami, atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT Wira Karya Sejati

 Rafa Perdana, SE

Devisi Umum     

08 agustus 2016

           

Nomor : 001/PP/VIII/2016

Kepada yth ,

Direktur PT.Sanjaya

Jalan putih n0 .38

Surabaya

Perihal : penawaran barang

Dengan hormat,

Sehungan dengan surat Anda dengan nomor 445/ppl/viii/2016 tentang permintaan penawaran barang maka dengan ini kami menawarkan barng barang yang kami produksi.

Adapun nama barang dan harga yang kami tawarkan

1. Laptop merk asus dengan harga rp.5.000.000
2. Mesin fotocopy merk dengan harga rp.25.000.000
3. Mesin scanner merk tosibah dengan harga rp. 4.000.000
4. Mesin printer merk samsung dengan harga rp. 6.000.000

Kami juga melampirkan brosur mengenai barang barang lainnya .

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih .

Hormat kami,

PT.ABADI JAYA

Salsabila fatimah

Manager pemasaran

Lampiran : 5 lemabar daftar harga barang

R/A

Contoh bukti kas keluar

1. Pendokumentasian secara kronologis, yaitu mendokumentasikan bukti-bukti transaksi ke dalam ordner secara urutan tanggal.
2. Cara penyimpanan bukti-bukti transaksi pada ordner, yaitu dengan posisi transaksi yang lama di bawah dan transaksi terbaru di atas atau transaksi tanggal 1 di bawah dan transaksi tanggal 30/31 di atas pada setiap bulannya.
3. Langkah-langkah pendokumentasian kas kecil:
1. Cek semua bukti transaksi.
2. Kelompokkan bukti-bukti transaksi ke dalam kelompok bukti transaksi penerimaan dan

Reff                 : 50/DU-WKS/II/2015                                                February 7rd 2015

Subject                        : Attenndance Cormirmation

THE GOLDEN BRIDGE

Hamisley Avenue #9

Singapore 048938

Dear Mr. Benjamin

            I’am so pleased for your invitation on “How to be a Wonderfull Person” seminar. But

Unfortunetely I couldn’t come to your invitation because I have other plans that has shceduled

Before.

For futher, hopefully I can attend your other wonderfull invitation. Thank you very much for your attention.

                                                                                                                        Sincerely yours,

                                   

                       

                                                                                                                        Rafa Perdana

NO	WAKTU KEBERANGKATAN		TEMPAT TUJUAN	JENIS TRANSPORTASI	ACARA	LAMA PERJALANAN	TIBA KEMBALI
	HARI/ TANGGAL	WAKTU /JAM					WAKTU	TRANSPORTASI	NAMA BANDARA/STASIUN

PERJALANAN DINAS

AGENDA KERJA PIMPINAN

No	Hari	Tanggal	Jam	Tempat	Kegiatan	Keterangan
1	Jum’at	30 januari 2015	10.00 – 14.00	PT WIRA KARYA SEJATI CABANG JAKARTA	Mengadakan perjalanan dinas.	Disertai pembuatan laporan.
2	Senin	2 februari 2015	08.00 – 09.00	Ruang meeting Devisi umum PT WIRA KARYA SEJATI	Mengadakan pertemuan rapat dengan Bapak James Pradopo, MBA manajer PT INDO TAMA MULYA
3	Selasa	3 februari 2015	09.00 – 13.00	Ruang meeting Devisi pemasaran PT WIRA KARYA SEJATI	Rapat koordinasi dan evaluasi	Dihadiri seluruh kepala devisi
4	Rabu	4 februari 2015	09.00 – 15.00	Perusahaan cabang Jakarta	Meninjau perusahaan cabang Jakarta
5	Minggu	8 februari 2015	08.00 – 16.00	Pusat diklat Malang jalan Raya Batu Malang	Mengikuti diklat	Menginap di HOTEL PURNAMA MALANG
	Senin	9 februari2015	08.00 – 16.00	Pusat diklat Malang jalan Raya Batu	Mengikuti diklat	HOTEL PURNAMA Malang

Ref       : 071/HH/II/2015                                                         February 21^st 2015

RESTY HOTEL

104 Oneta Avenue

Youngstore, OH 474700

SINGAPORE

Dear sirs,

With reference to advertisement that you serve many kind of suitable which

Convenience for us,

Please send me some brochure which you have with prices and term.

I would like to severse for deluxe room from february 25^th  2015 .

We would welcome for your immediate reply.

                                                                                                Your faithfully

                                                                                                Rizki gede

Surat undangan

I woeld like to invite you

At own opening meeting which will be held on Saturday september 7^th 2015 at 7 p.m

Would forwad for your attend.

Pola Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Pola Bentuk Lurus (Block Style)

 

Pola Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Pola Bentuk Lekuk (Idented Style )

Pola Bentuk Resmi (Official Style)

Telpon

. I want to speak with mr/mrs

.my leader want to ….

.extend (menyampaikan)

. I think it enough and thank you for your attention . good morning