SOAL LATIHAN KEARSIPAN

Agar memahami cara menyimpan surat atau dokumen kantor yang sesuai dengan sistem yang ditentukan, maka dibutuhkan pemahaman prosedur penyimpanan surat masuk dan surat keluar. Atau lebih tepatnya mengetahui sistem kearsipan yang digunakan dalam organisasi tersebut.

Terdapat lima sistem kearsipan yang dapat diterapkan dalam suatu organisasi.
Diantaranya adalah:

1. SISTEM ABJAD/ALPHABETICAL FILLING SYSTEM
Sistem abjad adalah teknik menyimpan surat atau dokumen kantor yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad berurutan dari huruf A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.


Arsipkan surat-surat berikut ini menggunakan sistem abjad dan disertai dengan kelengkapan kearsipannya.

Identifikasikan surat-surat tersebut manakah yang termasuk surat masuk dan surat keluar.

Surat dapat didownload disini

Surat masuk dan surat keluar

Setelah di download, pastikan surat-surat tersebut dicetak agar dapat diproses dan diarsipkan.

2. SISTEM SUBYEK/SUBJECT FILLING SYSTEM
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.

Untuk menyusun arsip pada sistem ini, diperlukan daftar klasifikasi arsip. Yaitu daftar pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. 

Daftar klasifikasi sistem subyek terdiri atas masalah-masalah yang dibagi beberapa tingkat yaitu :

• Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas)
• Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)
• Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)

Tingkatan ini disesuaikan dengan kebutuhan kantor. semakin banyak jenis isi surat, maka tingkatannya bisa sampai tingkat III atau lebih.

Tingkatan masalah tidak hanya digunakan untuk memisahkan dokumen, tetapi juga digunakan untuk menentukan kode arsip. Jumlah tingkatan sama dengan jumlah kode arsip.

Contoh daftar klasifikasi sistem Subyek

Masalah Utama	Masalah	Sub Masalah
Kp  : Kepegawaian	Cuti	a. Cuti Melahirkan b. Cuti Sakit c. Cuti Tahunan
	Mutasi	a. Kenaikan golongan b. Masa kerja c. Tunjangan keluarga d. Alih tugas e. Jabatan