Agenda kerja pimpinan tidak sama dengan agenda perjalanan dinas pimpinan. Meskipun agenda perjalanan dinas merupakan bagian dari agenda kerja pimpinan. Hal ini karena jadwal kerja pimpinan adalah berupa susunan kegiatan perjalanan ke suatu tempat yang dilakukan oleh pimpinan/karyawan /pegawai yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.
Dalam penyusunan Agenda Kerja Pimpinan, siswa biasanya masih melakukan secara manual, atau ditulis secara satu persatu sesuai dengan kegiatan yang rutin dilakukan atau terjadwal. Padahal, jika terdapat penambahan diantara kegiatan yang terjadwal, maka siswa akan menghapus atau mengulang menulis dari awal lagi.
Pada perkembangan selanjutnya, beberapa siswa telah menggunakan penyusunan Agenda Kerja Pimpinan secara komputerisasi. Hal ini masih dimungkinkan jika terjadi kesalahan atau penambahan kegiatan disela hari yang sudah terisi jadwal rutin, masih bisa diedit dan cetak ulang.
Pada kenyataannya seiring dengan majunya teknologi, penyusunan agenda kerja pimpinan sudah tidak lagi menggunakan cara manual ataupun diketik menggunakan komputer lalu di print. Sekretaris sebagai seseorang yang bertugas dalam menyusun jadwal pimpinan menyusun agenda kerja pimpinannya melalui aplikasi di gadget mereka. Saat ini telah banyak sekali aplikasi-aplikasi yang dapat digunakan dalam menyusun agenda kerja.
Dalam penyusunan Agenda Kerja Pimpinan, ada 2 (dua) hal yang diprioritaskan, yaitu:
1. Berdasarkan Urutan Surat Masuk
Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.
Contoh :
Pada jadwal kegiatan telah tercantum kegiatan pimpinan untuk peresmian cabang baru, kemudian ada surat masuk lain yang isinya tentang suatu kegiatan rapat dinas dengan unit kerja Pemasaran, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
- Dapat membatalkan acara peresmian cabang baru dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.
Atau,
- Pimpinan dapat tetap hadir pada peresmian cabang baru, sementara kegiatan rapat dengan unit kerja pemasaran dapat diwakilkan kepada pejabat lain.
Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya
Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan, jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.
Untuk memudahkan mengingat dan mengetahui kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pimpinan, sekretaris dapat menyusun kegiatan sesuai dengan jangka waktu tertentu, baik itu harian, mingguan atau bulanan.
Sebagai langkah dasar dalam mempelajari bagaimana menyusun jadwal kerja pimpinan, siswa dapat melakukannya dengan cara mengetik pada komputer dan mencetaknya.
Berikut ini contoh soal menyusun agenda kerja pimpinan
- Pada tanggal 28 November 2022 pukul 09.00 - 12.00 pimpinan menghadiri rapat REI di Semarang Lt 3. Hotel Santika, ruang Sanjay.
- 25-26 November 2022 Pimpinan melakukan perjalanan dinas ke Jakarta untuk melakukan kontrak kerjasama dengan Kantor Pemerintahan DKI, Kegiatan hari I dimulai jam 08.00 s.d. selesai temu ramah dan pada hari II penandatanganan kontrak.
- Pimpinan melakukan kunjungan daerah ke perusahaan anak cabang PT Bima Sakti, yang beralamat di Jl. Simanjuntak 56, Yogyakarta. Kegiatan berlangsung dari pukul 10.00-14.00 pada hari, 22 November 2022.
- Pimpinan menerima kunjungan dari anak cabang perusahaan yang PT Larasati, yang beralamat di Jl.Pramuka 45, Kebumen dengan agenda penjajagan untuk melakukan kerjasama. Kegiatan dilakukan pada, 17 November 2022.
- 21 November 2022, jam 10.00-12.00 diselenggarakan meeting dengan Bpk. Walikota Yogyakarta beserta stafnya dengan agenda pembahasan Green City Yogyakarta.
- Pimpinan Cabang REI Surabaya meminta Bapak Pimpinan untuk menjadi nara sumber pada acara Program Green House hotel Saphir, Jl Solo, Yogyakarta pada hari 11 November 2022, pukul 19.00-21.00 di Ruang Arjuna. Lt 2. Pemberitahuan tersebut melalui sekretarisnya melalui telepon.
- 6 November 2022 mengikuti Rakernas REI di Surabaya selama 2 hari di Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23, Surabaya. Acara jam 16.00- 21.00 di ruang Bugenvil. Hari berkutnya melakukan kunjungan di beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri, Surabaya.
- 27 November 2022 melakukan Rapat rutin dengan stafnya, pada jam 08.00-10.00 untuk rencana pengembangan usaha di ruang pertemuan.
- Pada hari, 16 November 2022 Melakukan MOU dengan PT Buana Sakti, yang beralamat di Jl. Sudirman 23, Yogyakarta di Novotel Hotel , di R. Merpati, Lt.3, pada jam 09.00-12.00.
- Pada hari yang sama, 16 November 2022 Pimpinan memimpin rapat koordinasi di kantornya dengan para stafnya di ruang 3, pada jam 13.00-15.00.
PT MAESTRO JANE
Jalan Terubuk No. 21 Telp. 0761
28795
Pekanbaru – 28732
AGENDA KEGIATAN PIMPINAN
Bulan Februari 2017
No
|
Hari/tanggal
|
Pukul
|
Kegiatan
|
Tempat
|
Keterangan
|
1
|
Senin,
5 Februari 2017
|
08.00-10.00
|
Rapat rutin bersama
staf
|
Ruang pertemuan
|
Rencana pengembangan
usaha
|
2
|
Selasa – Rabu,
6 - 7 Februari 2017
|
16.00- 21.00
|
Hari ke -1
Rakernas REI di Surabaya
|
Hotel Ibis, Jl.
Monginsidi 23, Surabaya, ruang Bugenvil
|
Hari ke-1 Rakernas
REI, Hari ke-2 - Kunjungan ke beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri
|
3
|
Sabtu,
11 Februari 2017
|
19.00-21.00
|
Menjadi nara
sumber pada acara Program Green House
|
Hotel Saphir,
Jl. Solo - Yogyakarta ruang Arjuna
|
Permintaan pimpinan
cabang REI Surabaya
|
4
|
Senin,
13 Februari 2017
|
08.00-10.00
|
Rapat rutin bersama
staf
|
Ruang pertemuan
|
Rencana pengembangan
usaha
|
5
|
Kamis,
16 Februari 2017
|
09.00-12.00
|
Melakukan MOU
dengan PT Buana Sakti
|
Novotel Hotel -
Yogyakarta , ruang Merpati, Lt. 3
|
|
6
|
13.00-15.00
|
Memimpin rapat
koordinasi dengan para staf
|
Kantor PT Maestro
Jane, ruang 3
|
||
7
|
Jumat,
17 Februari 2017
|
Menerima kunjungan
dari anak cabang perusahaan, PT Larasati
|
Kantor PT Maestro
Jane
|
Penjajagan untuk
melakukan kerjasama
|
|
8
|
Senin,
20 Februari 2017
|
08.00-10.00
|
Rapat rutin bersama
staf
|
Ruang pertemuan
|
Rencana pengembangan
usaha
|
9
|
Selasa,
21 Februari 2017
|
10.00-12.00
|
Meeting dengan Bpk.
Walikota Yogyakarta
|
Kantor Walikota -
Yogyakarta
|
Membahas Green City
Yogyakarta
|
10
|
Kamis,
23 Februari 2016
|
10.00-14.00
|
Kunjungan ke
perusahaan anak cabang, PT Bima Sakti
|
PT Bima Sakti Jl.
Simanjuntak 56, Yogyakarta
|
|
11
|
Sabtu - Minggu,
25-26 Februari
2017
|
08.00-Selesai
|
Perjalanan dinas ke
Jakarta Kontrak kerjasama dengan Kantor Pemerintahan DKI
|
Hari ke-1 temu
ramah, Hari ke-2 penanda-tanganan kontrak
|
|
12
|
Senin,
27 Februari 2017
|
08.00-10.00
|
Rapat rutin bersama
staf
|
Ruang pertemuan
|
Rencana pengembangan
usaha
|
13
|
Selasa,
28 Februari 2017
|
09.00-12.00
|
Menghadiri rapat
REI di Semarang
|
Hotel Santika,
ruang Sanjay, lt. 3
|
