MERENCANAKAN RAPAT DAN PERTEMUAN

PENGERTIAN KOMUNIKASI
Komunikasi merupakan proses pertukaran ide pesan, konsep, pendapat, kemauan dan maksud dari seseorang kepada pihak lain.

PENGERTIAN RAPAT
RAPAT adalah salah satu bentuk proses berpikir bersama, dan diselenggarakan dalam suatu  pertemuan untuk membicarakan masalah yang menyangkut bersama.

PENGERTIAN RAPAT menurut buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe , rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama.

TUJUAN RAPAT

1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau ekstern kantor.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).
7. dan lain-lain.

JENIS-JENIS RAPAT

JENIS RAPAT BERDASARKAN SIFAT

1. Rapat Formal
2. Rapat Informal
3. Rapat Terbuka
4. Rapat Tertutup

BERDASARKAN TUJUAN

• Rapat penjelasan; adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

• Rapat pemecahan masalah; adalah rapat yang diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.
• Rapat perundingan; adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

BERDASARKAN SIFAT

• Rapat formal (formal meeting); adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.
• Rapat informal (informal meeting); adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa undangan, terjadi secara kebetulan, dimana saja, kapan saja. Bertemu disuatu tempat secara tidak sengaja, masing-masing pihak mempunyai kepentingan yang sama dalam bidang bisnis akhirnya mengadakan rapat informal.
• Rapat terbuka; adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.
• Rapat tertutup; adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia ( tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

BERDASARKAN JANGKA WAKTU

• Rapat mingguan; adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
• Rapat bulanan; adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

• Rapat semester; adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.
• Rapat tahunan; adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang.

BERDASARKAN NAMA

• Rapat kerja; adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

• Rapat dinas; adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah)
• Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

BERDASARKAN FREKUENSI

1. Rapat rutin; adalah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, misalnya, rapat mingguan, bulanan.
2. Rapat insidental; adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

A. Persiapan Administrasi

1. Mengirimkan notula rapat sebelumnya kepada para peserta rapat.
2. Mengisyaratkan kebutuhan akan rapat selanjutnya.
3. Mengumpulkan bermacam keterangan atau data dan butir-butir acara rapat.
4. Memperhatikan hasil rapat atau perjanjian kesepakatan rapat terdahulu.
5. Membuat usulan acara rapat dan mendiskusikannya.
6. Menyusun secara sistematis setiap acara.
7. Menentukan peserta rapat.
8. Membuat surat undangan rapat atau konvokasi.
9. Menyusun acara rapat dan daftar hadir peserta rapat.
10. Memperhatikan dan menentukan media atau peralatan rapat seperti ruangan rapat, tempat duduk, bentuk tempat rapat, pengeras suara, ohp, lampu penerangan, penempatan tempat duduk peserta rapat, lcd projector, layer, flip chart, sound system, kertas, ballpoint, buku, pensil, penghapus cair, computer.
11. Mengusulkan materi diskusi yang belum sempat dikirim.
12. Menyiapkan notulen.

B. Persiapan ruangan

1. Cahaya penerangan
2. Ventilasi udara
3. Pengaturan tempat duduk
4. Penempatan peralatan

C. FASILITAS RAPAT

1. Alat
2. Bahan
3. Akomodasi

D. MACAM-MACAM TATA RUANG RAPAT

• Bentuk tata ruang rapat pada umumnya diatur dalam tiga pola, yaitu :
• Bentuk persegi, yang memungkinkan terjadi komunikasi langsung,
• bentuk bundar, yang memungkinkan terjadinya komunikasi langsung menyeluruh.
• bentuk turih wajit, yang memungkinkan terjadi komunikasi langsung menyeluruh.

E. TEKNIK MENYUSUN SURAT UNDANGAN RAPAT

1. Nada bahasa surat harus tepat
2. Penggunaan bahasa/kalimat-kalimat yang sederhana
3. Rumusan isi surat
4. Kejelasan makna
5. Pengaturan alinea

• Kepala surat (kop surat),
• Tanggal surat,
• Nomor surat,
• Lampiran,
• Alamat,
• Perihal atau hal,
• Salam pembuka,
• Alinea pembuka,
• Isi surat,
• Alinea penutup,
• Salam penutup,
• Nama perusahaan,
• Tanda tangan,
• Nama terang,
• Nama jabatan,
• Lampiran,
• Tembusan/tindasan/carbon copy(cc),
• Inisial (singkatan nama)

BEBERAPA BENTUK SURAT YANG DAPAT DIGUNAKAN DALAM MENULIS SURAT, DIANTARANYA ADALAH :

1. surat bentuk lurus penuh (full block style)
2. surat bentuk lurus (block style)
3. surat bentuk setengah lurus (semi block style)
4. surat bentuk lekuk/tekuk (indented style)
5. surat bentuk menggantung (hanging paragraph style)
6. surat bentuk resmi (official style)

a. bentuk resmi niaga

b. bentuk resmi pemerintah 

7. surat bentuk model Depdikbud

F. TEKNIK MENYUSUN AGENDA RAPAT DAN ACARA RAPAT

Agenda Rapat = Acara Rapat yaitu,

Daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat, sedangkan acara rapat adalah perincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun acara rapat :

1. Acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan
2. Secara umum urutan acara rapat terdiri atas :
1. Pembukaan
2. Pengarahan dari pemimpin rapat atau pejabat tertentu yang memberikan pengarahan
3. Pelaksanaan rapat (disesuaikan dengan kebutuhan rapat dan situasi), contoh :

1. Penjelasan atau pengarahan dari pemimpin rapat
2. Pembagian tugas berdasarkan kriteria/ukuran tertentu yang dilakukan pemimpin rapat
3. Setiap kelompok mendiskusikan materi yang telah diterima
4. Mengemukakan hasil tugas kelompok oleh setiap ketua kelompok
5. Mengkaji permasalahan yang timbul
6. Melaksanakan tahap tanya jawab dan adu argumentasi
7. Tahap mengambil keputusan
8. Tahap menyimpulkan

        a. Pemimpin rapat atau pembawa acara membacakan hasil rapat atau kesimpulan rapat             dan diakhiri dengan penutupan

        b. Pada saat menyusun acara rapat, perlu memperhatikan waktu pelaksanaan rapat.

            Waktu untuk rapat dibagi-bagi untuk selingan istirahat, untuk makan siang, sholat,

            coffee break atau yang lainnya terutama jika sampai malam.

CONTOH AGENDA RAPAT :

PERTEMUAN PARA EKSEKUTIF MUDA

Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan pada tanggal 12 Juni 2009, pukul 10.00 di ruang Presidential Hotel Indonesia.

Agenda :

1. Laporan dari rapat sebelumnya
2. Perkenalan produk baru
3. Tanggapan terhadap produk baru
4. Pemasaran produk/promosi
5. Pembagian wilayah pemasaran
6. Persiapan promosi
7. Tanggal untuk rapat selanjutnya

Contoh susunan acara rapat :

Judul rapat   : Pemasaran Produk Terbaru Perusahaan

Pemimpin rapat  : Direktur Utama, Bapak dr. Haidar, S.E, MM

Acara   :

1. Pembukaan diawali dengan doa, pembukaan oleh Bapak Haidar, SE, MM selaku Dirut
2. Laporan dari rapat sebelumnya oleh Ketua Penyelenggara Rapat
3. Pengarahan rapat, olehKomisaris Utama Bapak Alif, S.H
4. Perkenalan Produk baru, oleh Kepala Bagian Produksi Ibu Ir. Hj. Nabilah,MM, MPd
5. Tanggapan dan tanya jawab
6. Pembagian kelompok kerja, setiap kelompok terdiri atas empat orang untuk menelaah produk
7. Rapat pleno mengenai hasil kerja kelompok
8. Cara pemasaran produk/promosi
9. Pembagian wilayah pemasaran
10. Persiapan promosi
11. Pembacaan keputusan-keputusan hasil rapat
12. Kesimpulan rapat
13. Penutup diakhiri dengan doa
14. Pemberitahuan rapat selanjutnya

G. GAYA KOMUNIKASI

Hal-hal yang dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan antara lain :

• Pakaian, jika sesuai dengan situasi akan menumbuhkan rasa percaya diri dan harga diri
• Pandangan mata, perlu terarah kesegenap ruangan sehingga pembicara mengetahui keadaan ruangan, suasana rapat, dan sikap peserta rapat
• Mimik wajah harus disesuaikan dengan isi pembicaraan
• Sikap badan saat berbicara harus tegak, tenang, seta tangan dan kaki terkendali dengan baik
• Suara, harus jelas didengar dan dipahami, intonasi harus berirama, bersemangat, ekspresi penuh penghayatan

H. TEKNIK MEMBUKA DAN MENUTUP RAPAT

1. Teknik membuka rapat

1. Kalimat pembuka harus menarik
2. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi pendengar
3. Kalimat Pembuka Berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas agar pendengar mengetahui lebih lanjut hasil akhir pembicaraan
4. Berikan penegasan pada tujuan pembicaraan jika perlu diulang-ulang agar terserap dengan jelas oleh pendengar
5. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar
6. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti :

• Penggunaan data yang berhubungan dengan pokok masalah dapat menarik perhatian pendengar
• Penggunaan anekdot (cerita lucu) dapat menarik perhatian
• Membuat pertanyaan yang dapat mendorong pendengar termotivasi dan merasa dilibatkan
• Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa
• Peribahasa , kata bijak, dan kutipan dari kitab suci dapat dijadikan kalimat pembuka dalam mengawali pembicaraan.

TEKNIK MENUTUP RAPAT

• Menyusun ringkasan atau kesimpulan
• Pembicara mengulang garis besar isi atau topik yang dibahas
• Kalimat penutup, disampaikan dengan ketentuan :
• Diucapkan karena merupakan hal penting yang akan diingat oleh pendengar
• Tidak perlu disampaikan bahwa pembicara akan mengakhiri pembicaraan
• Persiapkan sebaik mungkin kalimat penutup
• Dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci, kata bijak dari orang terkenal atau sesuatu yang dapat membangkitkan semangat pendengar

NOTULA RAPAT

Notulen adalah sebuah catatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta acara.

Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan.

Notulen sekurang-kurangnya berisi:

• Tujuan kegiatan
• Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan 
• Saran dan keputusan dalam kegiatan
• Waktu pelaksanaan
• Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.

Macam-macam notula :

1. Notula harfiah adalah catatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain.
2. Notula rangkuman adalah ringkasan dari setiap pembicaraan dalam rapat.

Susunan Notulen

Susunan kepala notulen dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agar notulen dapat tersusun dengan rapi dan sistematis.

a. Kepala Notulen

Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertama kali harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :

• Ketua dan Wakil Ketua

• Sekretaris

• Notulis

• Peserta

b. Isi Notulen

Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal. Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.

Adapun susunan sistematika dalam penulisan notulen adalah :

• Kata pembukaan 

• Pembahasan

• Pembacaan Keputusan dari Hasil

• Waktu (Jam) penutupan

c. Bagian Akhir Notulen

Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya di akhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen.

Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :

• Nama Jabatan

• Tanda tangan

• Nama pejabat, pangkat, dan NIP

d. Penandatanganan

Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan.

Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan :

Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran  folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat.

Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.

Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula.

Pengertian dan Fungsi Notulen Rapat

Notulen dapat diartikan sebagai rangkuman yang singkat, sistematis, padat dan menyeluruh dari suatu kegiatan rapat atau sidang. Notulen sendiri memiliki fungsi yang tentunya sangat penting dalam kegiatan rapat, karena disinilah semua kegiatan rapat akan dibuktikan secara tertulis, berikut beberapa fungsi notulen :

• Notulen dapat digunakan sebagai bukti tertulis bahwa rapat telah dilaksanakan.

• Notulen dapat digunakan sebagai tolak ukur sukses atau tidaknya pelaksanaan rapat.  Dan juga digunakan untuk acuan pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan dari hasil keputusan rapat.

---

Yang Membuat Notulen 

 

Orang yang mempunyai kewajiban untuk membuat sebuat notulen rapat adalah sekretaris namun yang mencatatnya adalah notulis.  Sebaiknya dalam pemilihan notulis harus memperhatikan kemampuan notulis, karena notulis harus dapar menangkap dengan terperinci apa saja yang perlu ditulis pada kegiatan rapat yang dilaksanakan.

Pengertian Notula

Notula adalah catatan tentang rapat yang telah dijalankan, sedangkan orang yang melakukan pekerjaan sebagai pencatat disebut notulis dan bila sudah disahkan dalam sebuah laporan disebut notulen. Notula dibuat setelah rapat dilakukan. Dilihat dari proses terjadinya, maka pembuat notula harus berada di tengah rapat sehingga ia dapat menangkap nuansa atau suasana rapat dengan baik dan menuliskannya. Biasanya pembuatan notula diserahkan kepada sekretaris atau dapat pula pihak lain yang ditunjuk. Pembuat notula biasa disebut dengan notulis.

Pembuat notula harus dapat bersifat objektif atau tidak memihak. Ia tidak boleh menuangkan gagasan–gagasan yang dimilikinya ke dalam notula, pembuat notula harus murni berdasarkan pembicaraan dalam rapat. Tanggung jawab penulisan notula menjadi tanggung jawab notulis, sementara tanggung jawab isi ada pada pemimpin rapat.

Merupakan tindakan yang bijaksana, bila sebelum menandatangani notula seorang pemimpin rapat membaca terlebih dahulu secara teliti.

Contoh Notulen Rapat

1. Nama atau tema yang akan dibahas
2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
4. Tempat pelaksanaan acara
5. Acara saat berlangsung
6. Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu :

Contoh Notulen Rapat OSIS

Rapat Persiapan Menyambut HUT RI ke-68
SMP Negeri  <<Nama Sekolah>>

Hari, Tanggal : Selasa,28 Mei 2013

Waktu : 10.00 s/d 12.00 WIB

Tempat : Aula SMP Negeri

Materi Rapat : Persiapan Menyambut HUT RI Ke-68

Rapat persiapan menyambut HUT RI Ke-68 ini dihadiri oleh :

Pimpinan RapatNotulis Peserta Terdiri atas Tidak Hadir : AISYA ALIYA MADINA (Ketua Osis): AHMAD WAFA : 30 Orang : Kepala Sekolah, Anggota OSIS dan Ketua Kelas 7, 8, 9 : Tida ada

Pelaksanaan Rapat :
Kegiatan Pembukaan
Acara Pembukaan Kegiatan Rapat dibuka oleh Ketua OSIS.
Sambutan Kepala Sekolah
Dalam sambutan Kepala Sekolah menyarankan agar Panitia Pelaksana Kegiatan terdiri dari perwakilan dari setiap kelas, pelaksanaan lomba-lomba sebaiknya terdiri dari lomba bidang keolahragaan, kebersihan kelas, dan lomba yang berhubungan dengan akademik, hadiah dari pemenang lomba akan dibagikan setelah pelaksanaan HUT RI Ke-68
Acara Inti:
Pembentukan Panitia Pelaksana
Mempehatikan dari arahan yang diberikan oleh Kepala Sekolah, dan Usulan dari peserta rapat maka panitia pelaksana kegiatan adalah sebagai berikut :

KetuaSekretaris Bendahara Seksi Lomba	:  HENDRA:  YUSNI :  TRIYANI :  HERYANTO
	dibantu oleh beberapa anggota sebanyak 10 orang yakni :1.  M. Luthfillah 2.  Sutarto 3.  Rahman Hadi 4.  Susiani 5.  Tanti Rohani 6.  Rahimah Rahmah 7.  Ernawati 8.  Annisa 9.  Tari Wulandari 10.  Rahimawati

Pelaksanaan Kegiatan :

• Persiapan lomba diadakan mulai tanggal 6-10 Agustus 2013

• Rapat kepanitianaan tanggal 10 Agustus 2013

• Pelaksanaan Kegiatan Lomba Tanggal 11 s/d 16 Agustus 2013

• Pemberian hadiah kepada pemenang lomba tanggal 17 Agustus 2008

Hal-hal lainnya:
Perwakilan dari kelas 7 mengusulkan agar diadakannnya lomba melukis dan usulan tersebut disetujui oleh seluruh peserta rapat.
Penutup
Kegiatan rapat ditutup oleh Ketua OSIS selaku pimpinan rapat pada pukul 12.00 WIB.

Notulis,

AHMAD WAFA